Kiek teksto turi būti PowerPoint skaidrėje? Jei artėja svarbi prezentacija, šis klausimas iškyla savaime.
Ir svarstote: kaip sudėti informaciją į skaidres taip, kad ji būtų aiški, profesionali ir įtikinama?
Dažniausias tipiškas sprendimas tekstinėms skaidrėms – bullet pointai.
Tvarkinga.
Struktūruota.
Saugu.
Tačiau tai, kas atrodo saugu, ne visada yra efektyvu.
Iš kur atsirado bullet pointai?
Bullet pointai nebuvo sukurti prezentacijoms.
XIX amžiaus pabaigoje spaudos leidėjai pradėjo naudoti mažą apskritimą (•), kad būtų lengviau išskirti sąrašus spausdintame tekste – instrukcijose, kataloguose, techniniuose dokumentuose.
Jų paskirtis buvo paprasta: padėti skaitytojui greitai peržvelgti tekstą ir nepraleisti svarbių punktų.
Bullet pointai – tai sąrašo žymekliai, sukurti spausdintam tekstui struktūruoti, bet ne gyvam pristatymui pakeisti.
Susitikimų kambaryje mes neskaitome dokumento.
Mes klausomės ir sprendžiame.
Ir čia prasideda skirtumas.
Ką apie tai sako tyrimai?
Chris Atherton tyrimas
2009 m. Jungtinėje Karalystėje, University of Central Lancashire, tyrėja Chris Atherton atliko eksperimentą su dviem studentų grupėmis.
Viena grupė matė tradicines skaidres su bullet pointais.
Kita – skaidres su minimaliai teksto ir daugiau vizualų.
Rezultatas buvo aiškus: grupė, kuri matė vizualines skaidres, geriau suprato ir geriau įsiminė informaciją. Skirtumas buvo reikšmingas. Grįžtant prie klausimo „kiek teksto turi būti PowerPoint skaidrėje”, aiškėja atsakymas: kuo mažiau.
Dėmesio išsiskaidymas
Kognityvinės psichologijos tyrimai Australijoje ir Nyderlanduose (John Sweller, Fred Paas, Paul Ayres) parodė paKognityvinės psichologijos tyrimai rodo paprastą dalyką.
Kai žmogus vienu metu:
- skaito tekstą ekrane ir
- klausosi kalbančio žmogaus
jo dėmesys išsiskaido.
Šis reiškinys vadinamas dėmesio skaldymu (angl. split attention effect) ir yra kognityvinės apkrovos teorijos dalis, kurią išplėtojo tyrėjas John Sweller. Plačiau apie šią teoriją galite paskaityti čia:
https://en.wikipedia.org/wiki/Cognitive_load_theory
Tyrimai rodo, kad tokiose situacijose supratimas gali sumažėti net 20–40 procentų.
Kitaip tariant – kai auditorija skaito, ji girdi ne viską, ką sakote.
Todėl problema nėra patys bullet pointai.
Problema – konkurencija tarp akių ir ausų.
Būtent todėl skaidrėse svarbus ne tik teksto kiekis, bet ir tai, kaip jis suformuluotas. Jei paliekate per ilgus sakinius ar „rašinėlio“ tipo pastraipas, auditorija nustoja skaityti dar greičiau. Apie tai plačiau esu rašęs straipsnyje „Kaip rašyti skaidrėse, kad publika skaitytų?“, kuriame pateikiu tris paprastus principus, padedančius tekstą sutrumpinti ir padaryti aiškesnį.
Tai nėra teorinė smulkmena – tai mechanizmas, kuris kasdien veikia jūsų auditorijos galvose.
Richard Mayer ir įsiminimas
Kalifornijos universiteto (University of California) profesorius Richard Mayer daugiau nei dešimtmetį tyrė, kaip žmonės mokosi iš vaizdų ir teksto.
Jo tyrimai rodo, kad vaizdas kartu su žodiniu paaiškinimu leidžia įsiminti iki 50 % daugiau nei tekstinė skaidrė su tuo pačiu žodiniu komentaru.
Kai skaidrė dubliuoja kalbėtoją, ji nepadeda.
Ji konkuruoja su kalbėtoju.
Kodėl tai svarbu verslo prezentacijose?
Sprendimų priėmėjai neturi laiko analizuoti teksto lavinos.
Jie nori aiškumo.
Kai skaidrėje atsiranda 8–12 punktų, dažniausiai nutinka trys dalykai:
- Esmė paskęsta detalėse.
- Kalbėtojas pradeda balsu skaityti skaidrę.
- Auditorija pavargsta greičiau nei baigiasi prezentacija.
Ir sprendimas atidedamas. Nes auditorija nebuvo tikra, ką iš tiesų reikia nuspręsti.
Ne todėl, kad pasiūlymas blogas.
O todėl, kad jis nebuvo aiškiai parodytas.
Dažnai problema slypi ne dizaino detalėse, o bendroje skaidrių logikoje. Jei norite objektyviai įsivertinti, ar jūsų prezentacija iš tiesų veikia, verta pasižiūrėti, pagal kokius kriterijus galima vertinti skaidrių kokybę.
Kada bullet pointai vis dėlto gali veikti?
Kai kada trumpi, 3–5 punktų sąrašai gali padėti parodyti struktūrą.
Tačiau kai skaidrė tampa tirštai prirašytu dokumentu, ji nustoja būti prezentacijos dalimi.
Susitikimo metu skaidrė turi padėti suprasti, o ne reikalauti skaitymo.
Tad jeigu savęs paklausite: „Kiek teksto dėti į konkrečią PowerPoint skaidrę?”, padarykite paslaugą sau ir auditorijai – skaidrėse rašykite mažiau (konkrečių patarimų apie veiksmingą rašymą skaidrėse galite surasti kitame mano tekste).
Kas veikia geriau negu bullet pointai?
Stipriausios prezentacijų skaidrės:
- išryškina vieną pagrindinę mintį,
- turi aiškų vizualinį akcentą,
- padeda kalbėtojui valdyti auditorijos dėmesį.
Pvz., Vietoj tradicinės PowerPoint skaidrės su 5 bullet pointais vienu metu, informaciją galima išskaidyti per atskirus epizodus.
Šiame pavyzdyje kiekviena frazė (6–7 žodžiai) rodoma atskirai, todėl auditorija vienu metu mato tik vieną mintį. Auditorija vienu metu mato tik vieną mintį – todėl jai nereikia rinktis tarp keleto.
Kitas pavyzdys – situacija, kur tradicinėje PowerPoint skaidrėje atsirastų 4 valstybių sąrašas bullet pointais.
Tačiau jei iš tiesų pirmiausia kalbama tik apie vieną šalį, visas sąrašas tik išskaido dėmesį.
Todėl šiuo atveju atsisakiau sąrašo ir akcentavau tik tai, kas svarbiausia.
Per daugelį metų dirbdamas su svarbiomis vadovų prezentacijomis, pradinėse klientų prezentacijose matau tą patį: skaidrės retai būna tik „gražios“ arba „negražios“. Jos arba padeda auditorijai aiškiai priimti sprendimą, arba trukdo tai padaryti.
Ir dažniausiai skirtumas slypi net ne skaidrėse, o anksčiau – požiūryje į tai, kokiam tikslui prezentacija iš tikrųjų skirta.
Trumpai: kai auditorija vienu metu skaito PowerPoint skaidrę ir klausosi kalbėtojo, supratimas gali sumažėti 20–40 %. Problema nėra patys bullet pointai, o dėmesio konkurencija tarp akių ir ausų. Todėl efektyviausiose verslo prezentacijose vienu metu pateikiama viena aiški mintis – o ne sąrašas sakinių.
Praktiškai tai įgyvendinti dažnai yra sudėtingiau nei atrodo – ypač kai prezentacija skirta sprendimų priėmėjams.
D.U.K. – dažniausiai užduodami klausimai
Ar bullet pointai mažina įsiminimą?
Taip. Tyrimai rodo, kad kai auditorija vienu metu skaito PowerPoint skaidrėje ir klausosi, supratimas gali sumažėti 20–40 %. Tai susiję su dėmesio išsiskaidymu.
Kiek teksto turi būti PowerPoint skaidrėje, kad ji veiktų?
Tiek, kad skaidrė palaikytų mintį, bet jos nedubliuotų. Dažniausiai tai 3–5 trumpi punktai arba vienas aiškus teiginys.
Kada bullet pointai yra tinkami?
Kai reikia parodyti struktūrą ar veiksmų seką. Problema atsiranda tada, kai skaidrė tampa dokumentu.
Ar tekstinės skaidrės kenkia verslo prezentacijoms?
Per didelis teksto kiekis gali sulėtinti sprendimų priėmimą, nes auditorija turi skaityti vietoje klausymo.
Dar nėra atsakymų