Iš prezentacijos DIAGRAMŲ galima išspausti daugiau

Tradicinės diagramos prezentacijų skaidrėse
Tradicinės diagramos prezentacijų skaidrėse jau nebeefektyvios

Blogoji žinia: pačių įvairiausių profesijų atstovai iš skirtingų miestų savo prezentacijose nuolat rodo vienodai nusibodusias diagramų kreives, stulpelius ir „blynus“ – kaip viršuje esančiame pavyzdyje.

Geroji žinia: prezentacijos skaidres su diagramomis galima perdaryti įdomiau – naudojantis ta pačia PowerPointo programa (ir nereikia būti nei dizaineriu, nei programuotoju). Toliau skaityti „Iš prezentacijos DIAGRAMŲ galima išspausti daugiau“

Garsioji taisyklė „7 %, 38 %, 55 %“ tėra tik MITAS

Įvairiausioje literatūroje dažnai kartojamas, neva, mokslinis teiginys – kad per prezentacijas 55 % poveikio publikai daro pranešėjo kūno kalba, 38 % –  jo balso intonacijos, ir tik 7 % – pasakyti žodžiai (t. y. turinys arba tekstas). Trumpiau tariant, kai kas teigia, kad neverbalinė žinios dalis per prezentacijas esanti svarbesnė už verbalinę. Jei susidūrėte su šia vadinamąja „7, 38, 55 procentų taisykle“ – PAMIRŠKITE ją. Prezentacijų atveju ji absoliučiai… klaidinanti.

Nuotraukoje – amerikiečių psichologas Albertas Mehrabianas iš Kalifornijos universiteto. Didysis nesusipratimas ir prasidėjo po to, kai būtent šis mokslininkas 1967 m. paskelbė savo studiją apie tarpasmenybinę komunikaciją, iš kurios ir kilo vadinamoji „7, 38, 55 procentų taisyklė“ (kad žmonių bendravime daugiau negu 90 proc. tariamai lemia kūno kalba ir balsas).

Svarbiausia tai, kad pats A. Mehrabianas… to niekada nesakė. Jis nagrinėjo tik tuos atvejus, kai eksperimento dalyvių sakomi žodžiai reiškė vieną, o jų intonacijos ir kūno kalba bylojo visai kitką. Profesoriui A. Mehrabianui rūpėjo, kiek jausmai patvirtina arba paneigia sakomą tekstą (pvz., neįtikina tas, kuris abejingu balsu ir žiūrėdamas į lubas sako „Taip, taip, myliu tave“). Po studijos paskelbimo prabėgus daugeliui metų, A. Mehrabianas savo interneto svetainėje piktinasi, kad jo teiginiai išimami iš konteksto ir suabsoliutinami tarsi galiotų visoms sritims, įskaitant ir prezentacijas. Tai tipiškas pavyzdys, kai pirminė mokslininko mintis klaidžioja visiškai iškraipyta.

 

Jeigu taisyklė visgi galiotų ir prezentacijoms…

Pagalvokime logiškai: jeigu vadinamoji „7, 38, 55 proc. taisyklė“ tikrai galiotų per prezentacijas – būtų beveik visiškai nesvarbu, ką sakyti. Tuomet niekas nebesivargintų šlifuoti prezentacijos tekstą, parinkinėti argumentus, statistiką, pavyzdžius ir t. t. Būtų paprasčiau priešais publiką statyti ne savo darbuotoją, o pasamdytą žavią aktorę, kuri užburtų visus prezentacijos klausytojus savo seksualiomis intonacijomis – net jei sakytų: „Nepirkite šio naujo gaminio, nes jis yra visiškas šlamštas“. Kolkas man nežinomas nei vienas atvejis, kai pagal šitokį receptą pravesta prezentacija būtų nurungusi konkurentus ir laimėjusi konkursą. Dėl vienintelės priežasties: publika nėra kvaila.

Esu peržiūrėjęs šimtus prezentacijų skirtingomis kalbomis. Geriausiose jų visuomet pirmiausia būna geras pasakojimas – taigi pirmiausia stiprus tekstas. Kai tekstas gerai paruoštas, prezentacijos autorius automatiškai turi daugiau pasitikėjimo savimi, o publika tą jaučia. Kompetencijos nesuvaidinsi, nes klausytojai su malonumu demaskuos temos neišmanantį pranešėją, kai po prezentacijos užduos klausimų.

Tad tobulinti prezentacijos tekstą tikrai verta (kaip tai daroma profesionaliai, mokoma seminaruose „Garantuotos kokybės prezentacija“).

Jus taip pat gali sudominti: Kiek per prezentaciją svarbi kūno kalba

.

Trys prezentacijų rūšys

Pasitaiko, kad po prezentacijos (pateikties) publika lieka nepatenkinta, nes tikėjosi ne to, ką gavo. Viena iš galimų priežasčių – prezentacijos autorius neteisingai įvertino publikos informuotumą (ar nusiteikimą) ir pasiūlė netinkamo tipo prezentaciją. Kad tokių nesusipratimų išvengtumėte, pristatau tris prezentacijų rūšis: tai informacinės, argumentacinės ir instrukcinės prezentacijos.

 

1. Informacinės prezentacijos

Tokios prezentacijos rengiamos tuomet, kai autorius žino (arba mano), kad būsimieji klausytojai apie jo pranešamą dalyką beveik nieko nežino. Tarkim, pristatoma Lietuvoje visiškai nauja paslauga.

Kitas atvejis: kai prezentacijos autorius žino, kad jo klausytojai turi konkrečią problemą (pvz., daug išleidžia automobilių kurui) ir siūlo jų problemos sprendimo būdą, kuris klausytojams yra naujas ir nežinomas (pvz., „Jei norite sumažinti išlaidas automobilių kurui, siūlau į automobilius įmontuoti vandenilio generatorius ir sutaupyti 25-30 proc. benzino arba dyzelino.“).

Informacinė prezentacija turi atsakyti į klausimą KAS? (t. y. KAS yra tas publikai siūlomas problemos sprendimas). Tokios prezentacijos tikslas gali būti ir toks: sudominti siūlomu sprendimu ir gauti progą pasiūlymą pristatyti išsamiau.

Svarbu pasiekti, kad per šitokią prezentaciją klausytojai patikėtų, jog pranešėjas turi reikiamos kompetencijos ir yra vertas pasitikėjimo. Po informacinės prezentacijos klausytojai idealiu atveju turėtų galvoti: „Taip, šitas pasiūlymas yra gerai apgalvotas, patikimas, man tinkamas ir turi išskirtinumo“

 

2. Argumentacinės prezentacijos

Tai konkursinės prezentacijos. Arba tokios, kurios „parduoda“ privalumus. Taikomos tais atvejais, kai publika jau daugiau ar mažiau yra informuota apie siūlomą sprendimą (pvz., jau minėtą vandenilio generatorių automobiliams), bet dar nėra linkusi tą pasiūlymą priimti. Kitaip tariant,  argumentacine prezentacija siekiama įtikinti (todėl ji dar vadinama ir įtikinimo prezentacija) ), argumentuoti, įrodyti, kad pasiūlymas yra naudingas ir turi privalumų.

Argumentacinė prezentacija atsako į numanomą klausytojų klausimą KODĖL? (t. y. KODĖL publika turėtų patikėti, kad mano siūlomas jų problemos sprendimo būdas yra geras, apgalvotas ir saugus). Pvz.,“Vandenilio generatorius siūlome todėl, kad jie turi mažiausiai tris privalumus: 1) padeda sutaupyti (jei kuro sąnaudos nesumažės bent 25 proc. – sugrąžinsime jums pinigus), 2) jie yra saugūs ir patikrinti (su vandeninio generatoriais nuo 2000 m. yra gaminami net gamykliniai 7-osios serijos BMW automobiliai, o JAV į savo automobilius vandenilio generatorius kasmet įsimontuoja 30 000 amerikiečių), 3) ekologiški (variklyje efektyviau sudeginamas kuras ir mažiau benzino ar dyzelino likučių išmetama į atmosferą).

Po argumentacinės prezentacijos klausytojas idealiu atveju turėtų galvoti: „Taip, tarp kitų galimų sprendimų teisinga būtų rinktis šį“.

 

3. Instrukcinės prezentacijos

Rengiamos tuomet, kai publika jau yra girdėjusi, KAS siūloma ir KODĖL tuo pasiūlymu verta pasinaudoti, bet dar nežino, KAIP tuo pasiūlymu naudotis – kokius konkrečius žingsnius reikia atlikti. Tarkim, tame pačiame pavyzdyje su vandenilio generatoriumi instrukcinė prezentacija paaiškintų: kiek kainuoja tas generatorius, kokiu principu jis veikia, kur ir kas jį galį įmontuoti į tradicinį automobilį ir t. t.

Šitokia prezentacija atsako į klausimą KAIP? (KAIP veikia pasiūlymas arba ką daryti, kad juo pasinaudotum). Po instrukcinės prezentacijos klausytojas idealiu atveju turėtų galvoti: „Taip, siūlomas sprendimas yra geras, patikimas ir palyginti nesunkiai įgyvendinamas. Aš tą darysiu“.

 

Trys viename

Informacinei prezentacijai gali pakakti ir 1 minutės. Kai prezentacijai gaunama 5 min. laiko – galima suspėti pranešti daugiau: ir KAS siūloma (informacinė prezentacijos dalis), ir KODĖL siūloma (argumentacinė dalis). Jei gauname 20 min., spėjame pateikti ir trečią – instrukcinę dalį (KAIP įsidiegti, kaip veiks, kur atliekamas garantinis aptarnavimas ir t. t.).

Žodžiu, gali būti taip, kad konkreti prezentacija yra tik informacinė arba tik argumentacinė ar instrukcinė. Bet gali būti ir taip, kad vienoje išsamioje prezentacijoje bus visos trys dalys: informuojanti, argumentuojanti ir instruktuojanti (tai būtų vadinamoji koncepcijos pristatymo prezentacija).

 

Taip pat skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

 

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas

Nuotrauka: JenaFoto24.de / pixelio.de