Iš prezentacijos DIAGRAMŲ galima išspausti daugiau

Tradicinės diagramos prezentacijų skaidrėse
Tradicinės diagramos prezentacijų skaidrėse jau nebeefektyvios

Blogoji žinia: pačių įvairiausių profesijų atstovai iš skirtingų miestų savo prezentacijose nuolat rodo vienodai nusibodusias diagramų kreives, stulpelius ir „blynus“ – kaip viršuje esančiame pavyzdyje.

Geroji žinia: prezentacijos skaidres su diagramomis galima perdaryti įdomiau – naudojantis ta pačia PowerPointo programa (ir nereikia būti nei dizaineriu, nei programuotoju). Skaityti toliau „Iš prezentacijos DIAGRAMŲ galima išspausti daugiau“

Prezentuok KITAIP: taisyklė „10 / 20 /30“ (PREZI)

Daugybė PowerPoint programos naudotojų nepasiekia gerų rezultatų todėl, kad jų prezentacijos (pateiktys) būna per ilgos ir nuobodžios.

Yra įvairių metodikų prezentacijas (ir ypač jų skaidres ekranui) kurti iš esmės kitaip. Pats paprasčiausias būdas, kuriuo savo rezultatus gali pagerinti 90 % visų prezentacijų autorių – pristatomas šioje prezentacijoje, sukurtoje su PREZI programa (beje, patarčiau pavyzdį peržiūrėti kompiuteryje, o ne išmaniajame telefone, nes telefonai būna skirtingai sukonfigūruoti ir ne visuomet gerai parodo PREZI galimybes).

Pusė visų lietuviškų prezentacijų pridaro daugiau žalos, negu naudos

Pirmą kartą atlikta apklausa, vertinanti lietuviškų prezentacijų kokybę. 2014-2015 m. interneto svetainės www.prezentavimas.lt iniciatyva buvo apklausti 609 įvairių profesijų dirbantieji iš skirtingų Lietuvos vietovių: nuo reklamos vadybininkų iki gamybinių įmonių vadovų ir nuo mažų rajono miestelių iki didmiesčių gyventojų. Apklausoje galėjo dalyvauti tik tie žmonės, kurie profesinėje veikloje nuolat mato kitų sukurtas prezentacijas. Apklausos dalyvių buvo paprašyta nurodyti, kiek procentų sudaro: 1) pačios blogiausios matytos prezentacijos (neaiškios, neįdomios, nuobodžios ir net migdančios); 2) vidutinės prezentacijos (nieko ypatingo, tačiau bent jau įmanoma suprasti, kas norėta pasakyti); 3) pačios kokybiškiausios iš visų matytų prezentacijų (tokios, apie kurias norisi papasakoti kitiems ir kurias prisimeni net po keleto metų). Suskaičiavus aritmetinį vidurkį, gauti tokie rezultatai: 47 % visų prezentacijų tuščiai švaisto ir pranešėjo, ir klausytojų laiką (blogiausios prezentacijos), 37 % prezentacijų yra pakenčiamos kokybės (vidutinės), ir tik 16 % – vertos publikos komplimentų (pačios kokybiškiausios). „Tas darbuotojas, kuris visą dieną lošia kortomis, darbdaviui yra mažiau nuostolingas, negu tas, kuris gauna atlyginimą už tai, kad kuria nevykusią prezentaciją, su ja pasirodo pas klientus ar partnerius ir gadina įmonės reputaciją“, – apklausos rezultatus savaitraščiui „Verslo žinios“ komentavo prezentacijų ekspertas ir knygos „Prezentacija kitaip, arba pamirškite migdančias skaidres“ autorius Arturas Laskauskas. Eksperto manymu, publika prezentacijas vertintų palankiau, jei pranešėjai nepiktnaudžiautų skaidrėmis: „9 iš 10 pranešėjų yra paprasčiausi tekstinių „PowerPoint“ skaidrių perjunginėtojai, balsu pakartojantys ekrane rodomą tekstą. Tai yra lygiai taip pat nepatrauklu, kaip nuėjus į kiną, ekrane vietoj filmo pamatyti vien scenarijaus tekstą, verčiamą lapas po lapo. Šiuolaikinė publika nori, kad ir per prezentacijas būtų įdomu. Bėda ta, kad daugeliui darbuotojų nebuvo progos pasimokyti kalbėti ne bet kaip, o būtent įdomiai. Todėl ir bandoma pasislėpti už skaidrių“. Prieš keletą metų prezentacijų tyrimą atliko JAV žurnalas „Wall Street Journal“: net 84 % visų prezentacijų buvo įvertintos kaip nuobodžios, tik 3 % – nepriekaištingos. Vokietijoje 2012 m. atlikus pirmąjį prezentacijų kokybės tyrimą, prie pačių kokybiškiausių buvo priskirta vos 4 % visų prezentacijų.

 

Garsioji taisyklė „7 %, 38 %, 55 %“ tėra tik MITAS

Įvairiausioje literatūroje dažnai kartojamas, neva, mokslinis teiginys – kad per prezentacijas 55 % poveikio publikai daro pranešėjo kūno kalba, 38 % –  jo balso intonacijos, ir tik 7 % – pasakyti žodžiai (t. y. turinys arba tekstas). Trumpiau tariant, kai kas teigia, kad neverbalinė žinios dalis per prezentacijas esanti svarbesnė už verbalinę. Jei susidūrėte su šia vadinamąja „7, 38, 55 procentų taisykle“ – PAMIRŠKITE ją. Prezentacijų atveju ji absoliučiai… klaidinanti.

Nuotraukoje – amerikiečių psichologas Albertas Mehrabianas iš Kalifornijos universiteto. Didysis nesusipratimas ir prasidėjo po to, kai būtent šis mokslininkas 1967 m. paskelbė savo studiją apie tarpasmenybinę komunikaciją, iš kurios ir kilo vadinamoji „7, 38, 55 procentų taisyklė“ (kad žmonių bendravime daugiau negu 90 proc. tariamai lemia kūno kalba ir balsas).

Svarbiausia tai, kad pats A. Mehrabianas… to niekada nesakė. Jis nagrinėjo tik tuos atvejus, kai eksperimento dalyvių sakomi žodžiai reiškė vieną, o jų intonacijos ir kūno kalba bylojo visai kitką. Profesoriui A. Mehrabianui rūpėjo, kiek jausmai patvirtina arba paneigia sakomą tekstą (pvz., neįtikina tas, kuris abejingu balsu ir žiūrėdamas į lubas sako „Taip, taip, myliu tave“). Po studijos paskelbimo prabėgus daugeliui metų, A. Mehrabianas savo interneto svetainėje piktinasi, kad jo teiginiai išimami iš konteksto ir suabsoliutinami tarsi galiotų visoms sritims, įskaitant ir prezentacijas. Tai tipiškas pavyzdys, kai pirminė mokslininko mintis klaidžioja visiškai iškraipyta.

 

Jeigu taisyklė visgi galiotų ir prezentacijoms…

Pagalvokime logiškai: jeigu vadinamoji „7, 38, 55 proc. taisyklė“ tikrai galiotų per prezentacijas – būtų beveik visiškai nesvarbu, ką sakyti. Tuomet niekas nebesivargintų šlifuoti prezentacijos tekstą, parinkinėti argumentus, statistiką, pavyzdžius ir t. t. Būtų paprasčiau priešais publiką statyti ne savo darbuotoją, o pasamdytą žavią aktorę, kuri užburtų visus prezentacijos klausytojus savo seksualiomis intonacijomis – net jei sakytų: „Nepirkite šio naujo gaminio, nes jis yra visiškas šlamštas“. Kolkas man nežinomas nei vienas atvejis, kai pagal šitokį receptą pravesta prezentacija būtų nurungusi konkurentus ir laimėjusi konkursą. Dėl vienintelės priežasties: publika nėra kvaila.

Esu peržiūrėjęs šimtus prezentacijų skirtingomis kalbomis. Geriausiose jų visuomet pirmiausia būna geras pasakojimas – taigi pirmiausia stiprus tekstas. Kai tekstas gerai paruoštas, prezentacijos autorius automatiškai turi daugiau pasitikėjimo savimi, o publika tą jaučia. Kompetencijos nesuvaidinsi, nes klausytojai su malonumu demaskuos temos neišmanantį pranešėją, kai po prezentacijos užduos klausimų.

Tad tobulinti prezentacijos tekstą tikrai verta (kaip tai daroma profesionaliai, mokoma seminaruose „Garantuotos kokybės prezentacija“).

Jus taip pat gali sudominti: Kiek per prezentaciją svarbi kūno kalba

.

Kiek per prezentaciją svarbi kūno kalba

Kaip manote, kuriai temai skiriu MAŽIAUSIAI laiko, kai vedu seminarus „Garantuotos kokybės prezentacija„? Ta mažiausiai nagrinėjama tema – pranešėjo kūno kalba. Galite nustebti: kodėl? Nejaugi kūno kalba per prezentaciją visai nesvarbi?

Prisiminkime vieną įdomesnių kūno kalbos tyrimų.

 

Žvalgybininkų eksperimentas

Didžiausia pasaulyje žvalgybos tarnyba NSA (JAV Nacionalinio saugumo agentūra) yra atlikusi eksperimentą su 300 baudžiamųjų bylų, kurios tuo metu jau buvo iki galo išnagrinėtos. Tai štai, buvo sudarytos keturios tardytojų grupės. Tie tardytojai buvo iš kito regiono ir nežinojo, kuo baigėsi tos baudžiamosios bylos. Visų tardytojų buvo paprašyta pasakyti savo nuomonę: kurie iš 300 įtariamųjų sako tiesą (t. y. šneka ĮTIKINANČIAI), o kurie meluoja (t. y. per apklausas šneka NEĮTIKINANČIAI).

Eksperimento metu pirmoji tardytojų grupė gavo tik garso įrašus ir tardytojai vien girdėdami įtariamųjų kalbą turėjo susidaryti įspūdį – meluoja kalbėtojas, ar nemeluoja.

Antroji tardytojų grupė gavo filmuotą videomedžiagą be garso: jie matė, kaip įtariamieji kalba, bet negirdėjo jų balso.

Trečioji grupė ir matė, ir girdėjo įtariamųjų apklausas (buvo ir garsas, ir vaizdas).

Ketvirtoji grupė gavo filmuotą apklausų videomedžiagą su garsu ir jai papildomai dar pateikė visus bylos dokumentus.

Eksperimento rezultatai: vien pagal garso įrašus (t. y. pagal įtariamųjų žodžius ir intonacijas) pirmoji grupė 55 atvejais iš 100 teisingai nustatė: štai šie įtariamieji kalba įtikinamai ir nemeluoja, o štai šie – meluoja. Antroji grupė (vertinusi vien pagal apklausos videomedžiagą be garso) teisingai įvertino 65 % visų atvejų. Tie tardytojai, kurie ir girdėjo, ir matė įtariamųjų apklausas, neklysdami nurodė 85 % meluojančių ir nemeluojančių įtariamųjų.

NSA ekspertas Morganas Raitas tyrimo rezultatus komentavo taip: „Kai sprendžiame, ar kalbėtojas įtikina, ar ne, daug lemia ir kūno kalba. Ji išduoda – ar žmogus meluoja, ar ne. Kai žmogus praneša informaciją, kuria jis pats netiki (arba jis iškart žino, kad ta informacija yra melaginga) – aplinkiniai tą gali pastebėti pagal kūno kalbą.“

 

Žvalgybininkų pamoka prezentacijų autoriams

Morganas Raitas po šio eksperimento yra padaręs aukso vertės įžvalgų, kurios praverčia prezentacijų autoriams ir pranešėjams: „Jeigu patys netikite savo žodžiais, jūsų judesiai bus nerangūs ir nenatūralūs. Jokie patarimai nepadės nuslėpti neatitikimo tarp jūsų žodžių ir gestų (na, nebent jūs esate spec. mokymus praėjęs slaptasis superagentas). Jeigu jūs netikite tuo, ką kalbate, jums nepavyks priversti savo kūną elgtis taip, tarsi jūs tikėtumėte savo žodžiais“.

 

Kokius policininkus ir pranešėjus skriaudžia dažniausiai?

FTB, amerikiečių nusikaltimų tyrimų tarnyba, išstudijavo atvejus, kai buvo užpulti arba apšaudyti policininkai. Atliekant šią analizę, buvo apklausti ir būtent tie nuteistieji, kurie buvo užpuolę policininkus. Nuteistieji pripažino, kad prieš priimdami sprendimą, jie įvertindavo konkretaus policininko išvaizdą: ar jis pasitempęs, ar pasitikintis savimi, o gal priešingai – pasimetęs, susigūžęs, sukantis žvilgsnį į šalį ir kalbantis neryžtingu tonu. Pagal tai nusikaltėliai susidarydavo įspūdį – ar lengva bus su policininku susidoroti.

Skirtingai nuo policininko, per prezentaciją pranešėjas nerizikuoja savo gyvybe ir sveikata. Bet ir vienas, ir kitas būna atidžiai stebimi. Pranešėjas nuolat „skenuojamas“ – kaip jis kalba, kaip vaikšto, kaip atrodo.

Nenoriu atimti duonos iš kolegų, kurie veda kūno kalbos ir aktorystės seminarus tiems, kas sako viešas kalbas, bet netikiu, kad kas nors gali išmokyti „teisingos kūno kalbos“ per prezentaciją. Streso sąlygomis stovėdamas prieš publiką pranešėjas vargu ar prisimins, kaip „taisyklingai“ laikyti rankas, kaip stovėti ir pan. Pasitikėjimo savimi nesuvaidinsi. Pasitikėjimas savimi įmanomas tik tada, kai išmanai savo prezentacijos temą ir esi gerai pasiruošęs, kai žinai, ką sakysi, t. y. kai gerai paruoštas prezentacijos turinys (aiški pagrindinė mintis, logiškai suformuluoti pagrindiniai teiginiai ir juos patvirtinantys argumentai, pavyzdžiai, istorijos ir kt.).

Štai todėl pusę seminarų laiko skiriu būtent stipriam pranešimo turiniui – kad klausytojams būtų aišku ne tik tai, nori pasakyti prezentacijos autorius, bet ir tai, KODĖL klausytojai turėtų patikėti pranešėjo žodžiais. Klausytojai pastebės ir kūno kalbą, bet – priešingai paplitusiam mitui – ji nėra svarbesnė ar ilgiau prisimenama už prezentacijos turinį (daugiau apie tai: Garsioji taisyklė “7 %, 38 %, 55 %”). Kai turinys stiprus, kai patį pranešėją uždega jo prezentacijos tema – kūno kalba automatiškai gausis įtikinanti.

Kaip kuriamas stiprus prezentacijos turinys? Šito galima išmokti seminaruose arba perskaičius knygą „Prezentacija kitaip, arba pamirškite migdančias skaidres“.

Verslo klasės knyga apie prezentacijas

Naujausia lietuviška knyga apie garantuotos kokybės prezentacijas! Tai prezentacijų eksperto ir mokymų trenerio Arturo Laskausko knyga „PREZENTACIJA KITAIP, arba pamirškite migdančias skaidres“. Knyga naudinga vadovams, verslininkams, vadybininkams ir visiems, kas kuria konkursines, pardavimo ir kitas prezentacijas. Kitaip tariant, pravers tiems, kas svarbiausiomis progomis prezentaciją nori pateikti KITAIP negu kiti.

Patikrintos tiesos apie pristatymus trumpai ir aiškiai vienoje vietoje. Skirta: nuo mokinio iki vadovo“ – taip šią knygą apibūdino lektorius, „Tūkstantmečio odisėjos“ jachtos „Ambersail“ kapitonas Paulius Egidijus Kovas.

  • Kaip išvengti klaidų, kurias daro 9 iš 10 prezentacijų autorių?
  • Kaip pelnyti 2 kartus didesnį klausytojų dėkingumą už 2 kartus trumpesnę prezentaciją?
  • Kaip skaidres pagerinti pagal ryškiausių pasaulinių autoritetų rekomendacijas?
  • Kaip klausytojus sudominti labiau negu vien tik rodant skaidres arba Prezi programos triukus?
  • Kaip per prezentaciją panaudoti ne bet kokius, o būtent 3D efektus?..

 

Tai tik keletas iš daugybės klausimų, į kuriuos atsakoma naujoje Arturo Laskausko knygoje „PREZENTACIJA KITAIP, arba pamirškite migdančias skaidres“.

 

Knygoje taip pat pateikiama gausybė praktinių pavyzdžių ir naujų idėjų – kad prezentacijas galėtumėte kurti KITAIP negu iki šiol.

Jus gali sudominti žemiau pateikiamas knygos turinys:

2014 m. spalio mėn. ši knyga buvo pristatyta Frankfurto knygų mugėje (Vokietija).

 

ATSILIEPIMAI APIE KNYGĄ:

  • „Naudingiausia lietuviška knyga kuriantiems prezentacijas ir sakantiems viešas kalbas. Šviežias, modernus praktiko požiūris. Skaitoma lengvai tarsi pramoginė literatūra.“

Etiketo ir protokolo žinovas Arminas Lydeka

.
  • „Nuoširdžiausiai sveikinu Arturą Laskauską, padovanojusį mums profesionalią, įtaigią prezentacijos kūrimo gramatiką – taip reikalingą knygą Lietuvoje“.
.
Režisierius Vytenis Pauliukaitis
.
  • „Perskaičius Arturo Laskausko knygą „Prezentacija kitaip…“ supratau, kad šis išskirtinis darbas bus mano „stalo knyga“. Nes tai profesionalus, moksliniais tyrimais besiremiantis, stipriai psichologiškai pagrįstas ir, svarbiausia, šmaikštumo nestokojantis kūrinys.“

Vilniaus tarptautinio kino festivalio „Kino pavasaris“ direktorė Vida Ramaškienė

.

APIE KNYGOS AUTORIŲ

Profesionalus prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas pagal užsakymus kuria pirmaujančių įmonių prezentacijas konkursams ir vadovų susitikimams užsienyje, veda prezentacijų seminarus, kurių svorio centras – kaip prezentacijai paruošti tokį TURINĮ, kad prezentacija tarp visų konkurentų taptų geriausia.
A. Laskausko paslaugomis naudojosi Microsoft, Heineken, Novartis, Maxima LT, Eurovaistinė, Vilniaus duona, Hoermann Lietuva, BASF, KRKA ir kt.

Knygą galite įsigyti ne tik knygynuose, bet ir

internete, paspaudę šią nuorodą.

.

.

Alternatyva skaidrėms – filmukas

Jau daugiau negu 10 metų prezentacijos su PowerPoint skaidrėmis kritikuojamos visame pasaulyje. Kalta ne pati kompiuterinė PowerPoint programa, bet klaidingas jos naudojimo būdas, kai kiekvienoje skaidrėje prirašoma daugybė teksto.

Kai manęs klientai klausia, ką galėčiau pasiūlyti vietoj įprastų PowerPoint skaidrių, atsakau, kad publikai visuomet įdomiau pasiklausyti gero pasakojimo, o ne pasiskaityti tekstą iš ekrano. Kitaip tariant, svarbiau pranešėjo SAKOMAS, o ne ekrane UŽRAŠYTAS tekstas.

O tais atvejais, kai per prezentaciją būtina ne tik papasakoti, bet ir parodyti vaizdų, viena iš alternatyvų skaidrėms – nesudėtingas begarsis filmukas, sukomponuotas iš nuotraukų ir vos vieno kito trumpo užrašo. Savo klientams jau esu sukūręs ne vieną tokį filmuką. Jis nėra „pavaduotojas“, atidirbantis už prezentacijos autorių. Bet kaip papildoma vaizdinė priemonė ekrane – visai svarstytinas. Kitas pritaikymo būdas – kai reikia nusiųsti prezentaciją elektroniniu paštu, o standartinės PowerPointo skaidrės jau nusibodę… Štai labai trumpas ir itin paprastas filmuko pavyzdys, sudėliotas iš nuotraukų:

Yra ir specialių kompiuterinių programų, kuriomis galima kurti  prezentacijas-filmukus su animuotais personažais. Viena tokių – „PowToon“. Štai vienas trumpas pavyzdys (atrodo kaip filmukas), kurį sukūriau su „PowToon“:

Tokios programos kaip „PowToon“ turi 2 trūkumus:  1) jos yra mokamos, 2) norint išmokti jomis naudotis, prireiks pernelyg daug laiko.

Tad jei jūs esate užsiėmę, svarstytina: ar ne pigiau pasinaudoti pagalba tų, kurie jau moka valdyti skirtingas kompiuterines programas, o ne vargti ir nervintis pačiam.

 

Arturas Laskauskas, prezentacijų konsultantas (Kontaktai)

Taisyklė „10-20-30″ ir skaidrių kiekis

Koks „PowerPoint“ skaidrių kiekis yra geriausias sėkmingai prezentacijai? Beveik visais atvejis – kuo mažesnis. Kad sutaupytumėte prezentacijos klausytojų laiko (ir nervų), pasinaudokite taisykle „10-20-30″.

JAV profesionaliam investuotojui Guy‘ui Kawasakiui teko išklausyti šimtus verslininkų, per pristatymus giriančių savo įmones. Dauguma jo matytų prezentacijų (pateikčių) buvo visiškas šlamštas: ekrane rodoma po 60 skaidrių apie „netrukus gaunamą patentą“, „pranašumą, jei į rinką įeini pirmas“ arba „bent vieną procentą kinų pirkėjų, kurių pakaktų mūsų naujo produkto atsiperkamumui…“

Ir tuomet G. Kawasakis išrado genialią taisyklę „10/20/30″. Viskas labai paprasta: prezentaciją turi sudaryti ne daugiau negu 10 „PowerPoint“ skaidrių, bendra trukmė ne ilgesnė kaip 20 min., o šrifto dydis kiekvienoje skaidrėje – ne mažesnis negu 30 punktų (beje, jei nepakeitėte savo kompiuterio nustatymų, įsijungus „MS PowerPoint“ programą, pradinis rašomų raidžių dydis automatiškai bus 32, o antraštėse – 44).

Kodėl būtent taip

G. Kawasakio manymu, 10 – optimalus  skaidrių kiekis, nes per vieną verslo susitikimą normalus žmogus nepajėgs įsisavinti daugiau negu 10 jam pristatomų koncepcijų, o verslininkai ir yra palyginti normalūs žmonės. Jis sako, kad jei žmogui per PowerPoint pristatymą nepakanka 10 skaidrių tam, kad paaiškintų apie savo naują įmonę, yra didelė tikimybė, kad jis tos įmonės iš viso neturi.

Taigi, dešimties skaidrių komentavimui prezentacijos metu – 20 min. O kodėl tik 20, jei standartinis verslo susitikimas trunka 60 min.? Atsakymas: kad turėtumėte atsarginių 40 min. savo nešiojamam kompiuteriui sujungti su projektoriumi ir jie netgi ir veiktų! Bet čia juokais… Jei rimčiau – visuomet atsiras žmonių, kurie į jūsų prezentaciją ateis pavėlavę arba turės anksčiau išeiti. Todėl saugiausia pristatymus (PowerPoint pateiktis, prezentacijas) pabaigti per 20 min. ir turėti dar 40 min. – diskusijoms ir atsakymams į publikos klausimus.

Daugumoje G. Kawasakio matytų „PowerPoint“ skaidrių buvo prirašytos 10-ojo dydžio šriftu: prezentacijos autorius prisirašo kuo daugiau teksto ir balsu skaito iš ekrano. Tačiau vos tik pastebėjusi, kad pranešėjas viską skaito paraidžiui, publika akimis tekstą perbėgs greičiau. Štai ir nebesutampa publikos ir pranešėjo tempai. Nepasitenkinimas (atvirai arba mintyse) – garantuotas.

Iš kur tiek daug teksto skaidrėse

Dėl dvejopų priežasčių:

  • kai pranešėjas ne itin gerai išmano savo medžiagą ir užrašų reikia „dėl drąsos“;
  • kai klaidingai manoma: kuo daugiau teksto – tuo solidesnis įspūdis publikai. Visgi klausytojai dažniausiai nebūna kvaili… Juk jeigu kepsnys ne pats geriausias – nepadės net ir gausiai barstoma druska…

Skaidrėse rašykite ne mažesniu negu 30-ojo dydžio šriftu – jūsų „PowerPoint“ prezentacija tik pagerės, nes norom nenorom turėsite atsirinkti svarbiausius dalykus. Kitkas tiesiog netilps skaidrėje.

Taip pat skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Ernst Rose / Pixelio nuotrauka

Jei prezentacijos klausysis vadovai

Daugumos vadovų dienotvarkė perkrauta, jie turi mažai laiko, yra nekantrūs ir neatidūs klausytojai… Šito nepakeisite. Tačiau rengdami prezentaciją būtent vadovams, galite į tai atsižvelgti.

Pasvarstykite, ar galėtumėte savo prezentaciją (Power Point pristatymą, pateiktį) sustiprinti štai tokiais privalumais:

  • Prezentacijos tikslas turi būti aiškus (vadovai susierzins, jei po prezentacijos liks neaišku: „O ką man tuo norėjo pasakyti?“).
  • Jei naudojate projektorių, neskubėkite ant stalo išdėlioti atspausdintos dalomosios medžiagos – rizikuotumėte, nes tekstą greitai permes akimis ir nervinsis: kurių galų mums balsu skaito tai, ką patys jau perskaitėme.
  • Prezentacijos temą susiekite su įmonės marketingo komunikacijos kryptimi (pvz. mes esame inovacijų lyderiai), naujausia rinkos situacija (pvz., paaštrėjo konkurencija ir krito kainos), aktualia problema (tarkim, dėl šalčių sumažėjo kino žiūrovų) ar kitu dalyku, kuris aktualus vadovui.
  • Informaciją padalinkite į logiškus struktūrinius blokus.
  • Geriausia, jei informacinių blokų eilės tvarka – manevringa ir ją galima keisti, atsižvelgiant į situaciją (tarkim, jei dėl laiko stokos tektų sutrumpinti prezentaciją arba peršokant pradėti nuo kito punkto).
  • Prezentacijoje visada tiks paprastas pasakojimas arba ryškus pavyzdys, kurį lengva įsiminti ir perpasakoti kitiems (labai galimas daiktas, kad jūsų prezentacijos esmę vadovas vėliau perpasakos pavaldiniams arba partneriams).
  • Kontroliuokite savo žodyną: vadovai, kaip ir visi žmonės, labiau nori, kad būtų kalbama apie jų reikalus, o ne jūsų (pvz., prezentacijos įžangai geriau tiks sakinys „Šio susitikimo tikslas – įvertinti naują galimybę JŪSŲ įmonei…“, bet ne „Šiandien AŠ labai norėčiau papasakoti…“).

Apibendrinant: vadovams skirtą prezentaciją planuokite pagal formulę „Trumpai, aiškiai, manevringai„. Negailestingai sutrumpinkite prezentaciją iki 5 min. – visą kitą paaiškinsite klausimų-atsakymų dalyje.

Apie trumpos prezentacijos pranašumą skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Konstantin Gastmann / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos pranašumas – trukmė

Kartą susimąsčiau: ką patarčiau, jei savo gero draugo prezentacijai patobulinti turėčiau tik 1 minutę? Duočiau jam 3 patarimus. Vienas jų – šiame straipsnyje.

Per 10 pastarųjų metų nesu girdėjęs ką nors piktinantis, kad prezentacija (PowerPoint pristatymas, pateiktis) užtruko per trumpai. Priešingai. Dažniausiai prezentacija būna per ilga.

Kai klausytojai informaciją priima ausimis (ne akimis), pirmoji dėmesio krizė pasiekiama vidutiniškai 3-iąją pristatymo minutę. Tą akimirką auditorijos mintys nejučia atitrūksta nuo prezentacijos arba mažų mažiausiai dėmesys susilpnėja (neatsitiktinai Vakaruose komercinės radijo stotys tarp dainų kalba ne ilgiau kaip 2 min. 30 sek.). Blogiausia, kad standartinis pristatymas ar prezentacija trunka gerokai ilgiau – ir pusvalandį, ir valandą…

Pagal JAV verslo autoriteto Guy‘aus Kawasakio taisyklę „10-20-30″ gera prezentacija turėtų trukti ne ilgiau kaip 20 min. Vertingas patarimas prezentacijų (pateikčių) rengėjams. Tačiau didėjant gyvenimo tempui ir informacijos perkrovai, šis trukmės limitas jau per švelnus. Ypač tais atvejais, kai prezentacija skirta aukščiausio lygio vadovams (jų laikas – brangiausias resursas). Arba konkursinėje situacijoje – kai vienas po kito publikai pristatymus rengia keletas konkurentų.

Pranašumo formulė: patrigubinkite

Taigi, patarimas norintiems sublizgėti tarp konkurentų: jūsų prezentacija (pristatymas) turi būti trigubai trumpesnė negu kitų, ir į ją reikia investuoti trigubai daugiau laiko (idealiu atveju – dešimteriopai daugiau, nes į 1 val. sėkmingos prezentacijos paprastai investuojama 10-90 val. pasiruošimo).

Šiame patarime slypi triguba nauda: trumpesnė prezentacija mažiau vargins klausytojus. Ją lengviau įsimins. Trečioji nauda – dar didesnė: siekdami sutrumpinti prezentaciją, patys norom nenorom turėsite atlikti du nelengvus, bet visada atsiperkančius žygdarbius:

  1. sugrupuoti informaciją į pirmaeilę ir antraeilę (pastarosios geriausia iš viso atsisakyti);
  2. susisteminti pirmaeilę informaciją pagal aiškią logiką – kad viską būtų galima išdėstyti ne daugiau negu 3-5 esminiais punktais.

Gerai susisteminta informacija publikai siunčia pranešimą „tarp eilučių“ – prezentacijos autorius yra disciplinuotas, kompetentingas ir gerai pasirengęs.

Drąsiausiems – „5 min. principas“

O dabar tas pat patarimas – kitaip. Tiems, kas turi daugiau patirties su prezentacijomis (pateiktimis, pristatymais). Arba tiems, kam reikia maksimalaus efekto. Sutalpinkite esmę į 5 minutes, o visa kita serviruokite „pagal apetitą“. Numanau pirmąją jūsų reakciją: juk netilps kokių 80-90 proc. informacijos? Ką su ja daryti?

Išnaudoti! Tik ne informacinėje prezentacijos dalyje, o po pirmųjų 5 minučių pasiteiraujant publikos – kokių bus klausimų. Jei klausimų neatsiranda, galima pačiam kelti retorinius klausimus. Nes į šalį atidėję 80-90 proc. informacijos, turėsite gerą įdirbį ir didelį atsargų bagažą.

Su šia tema susijęs straipsnis:

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida)

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Maren Be-ler / Pixelio nuotrauka