Blogiausios skaidrės (pasiūlytos KANDIDATĖS)

Jau kurį laiką www.prezentavimas.lt skaitytojai atsiunčia kur nors renginiuose pamatytas BLOGAS  PowerPoint skaidres (perkrautas, neįskaitomas, nuobodžias ir t.t.). Kai susikaups didesnė prastų pavyzdžių kolekcija – išrinksime pačią blogiausią skaidrę. Žemiau – keletas kandidačių į nominaciją „Blogiausia skaidrė“.

prezentacija PowerPoint

Beveik visų skaidrių bėda ta pati – jos perkrautos ir neįskaitomos sėdintiems toliau nuo ekrano.   Toliau skaityti „Blogiausios skaidrės (pasiūlytos KANDIDATĖS)“

Dažniausios rekomendacijos „PowerPoint“ prezentacijoms

Straipsniuose, knygose ir internete galite rasti gausybę patarimų apie tai, kaip prezentacijas kurti efektyviau. Čia pateiksime koncentruotą apžvalgą – tas 5 rekomendacijas, kurios visose šaltiniuose duodamos dažniausiai.

  1. Pirmiausia – ne pirmoji skaidrė, bet prezentacijos turinio planas. Dauguma žmonių kartoja tą pačią klaidą: kai reikia pasiruošti PowerPoint pristatymui (prezentacijai, pateikčiai), jie kompiuteryje įsijungia „PowerPoint“ programą ir iškart rašo pirmos skaidrės tekstą. Čia ir nutinka tas keistas dalykas, kad skaidrės, užuot tarnavę kaip nebloga pagalbinė priemonė, tarsi vampyrai užgrobia visą autoriaus dėmesį. Tuo tarpu profesionalai daro kitaip – prieš pradėdami pasirengimą prezentacijai, atsako sau į tris klausimus. Koks pristatymo (PowerPoint prezentacijos, pateikties) tikslas? Ką publika turėtų daryti po prezentacijos? Kokia pagrindinė mintis padėtų vesti prie prezentacijos tikslo?
  2. Skaidrių fonas – kuo paprastesnis. Prisimenu vieną specialistų konferenciją Druskininkuose. Projektorius nukreiptas į ekraną, salėje palyginti šviesu. Už pranešėjos nugaros – skaidrė su margu marmuriniu fonu ir garstyčių spalvos tekstais. Sėdintieji paskutinėse eilėse neturėjo jokių šansų ką nors įžiūrėti. Jei būtų pareikalavę grąžinti pinigus – negalėtum prieštarauti… O ką tokiais atvejais daro seni vilkai? Nesinaudoja nei vienu skaidrės fono šablonu iš „PowerPoint“ siūlomų galimybių! Jų skaidrių fonas būna tik baltas arba juodas – geriausiam matomumui bet kokiomis sąlygomis. Svarbu ne dekoracijos, bet komunikacija.  O kaip su skaidrių šablonais, sukurtais pagal įmonės firminį stilių? Jei jums leidžiama, išmeskite iš skaidrių visas dėmesį blaškančias detales (rėmeliai, juostelės, kiekvienoje skaidrėje kartojamas reklaminis šūkis ir kitkas). Atpažįstamumui palikite tik pagrindines firmines spalvas. Kuo mažiau dirgiklių skaidrėje – tuo geriau publika įsisavins esminę informaciją.
  3. Vienoje skaidrėje – tik viena mintis. Apie optimalų prezentacijos teksto kiekį yra prirašyta įvairiausių patarimų: pvz., kad skaidrėje turi būti ne daugiau kaip 6 eilutės teksto, o kiekvienoje eilutėje ne daugiau kaip po 6 žodžius. Arba 4 eilutės po 4 žodžius. Tai – tik pusėtini patarimai. Elitinių prezentacijų autoriai vienoje skaidrėje rodo ne daugiau 2 eilučių, kurių šriftas – maksimalaus dydžio. Patys stipriausi vienoje skaidrėje parašo vos 2-3 žodžius, nors taip radikaliai viską sutrumpinti – labai sunku.
  4. Skaidrės reikalingos ne visada. Nebūtina kiekvieno dalyko paaiškinimui griebtis „PowerPoint“ ar „Keynote“ skaidrių. Nėra tokio universalaus žmogaus, kuris galėtų atstoti bendravimą su visais kitais žmonėmis. Ir nėra toko vieno vienintelio universalaus įrankio, kuris galėtų atstoti visas galimybes prezentacijoms. Žiūrovas jausis vienaip, kai jam ekrane rodysime nuotrauką su iškelta ranka. Ir visai kitaip, kai pats kels ranką, reaguodamas į prezentacijos autoriaus žodžius, pvz. „Pakelkite ranką tie, kas naudojatės „Apple“ kompiuteriais“.
  5. Gera iliustracija – efektyviau negu punktais išdėliotas tekstas. Evoliucijoje taip jau susiklostė, kad žmogaus smegenys jautriau reaguoja ne į tekstą, bet į vaizdą. Sietlo universiteto (JAV) Smegenų tyrimų centro direktorius Johnas J. Medina atrado tokį dėsningumą: jei informaciją vien tik pasakysite, po 3 dienų publika prisimins vidutiniškai 10 proc. turinio, jei būsite parodę dar ir paveiksliuką – atminty išliks iki 65 proc. informacijos.  Kai konsultuoju įmones, besirengiančias svarbioms prezentacijoms, visuomet kliento paklausiu: ar liko bent viena skaidrė, kurios tekstą taip pat būtų įmanoma pakeisti nuotrauka arba piešiniu?

Arturas Laskauskas

Prezentacijų konsultantas, sertifikuotas Šveicarijoje

(Kontaktai)

(Šis straipsnis 2010 m. kovo mėn. buvo skelbtas interneto svetainės www.manokarjera.lt skyrelyje „Patarimai darbdaviams“)

Andreas Stix / Pixelio nuotrauka

Pristatymo struktūra: konstravimas iš blokų

Kas blogiausio gali nutikti prezentacijos klausytojams? Vienas iš variantų – kai prezentacijos (pateikties, PowerPoint pristatymo) autorius be jokios tvarkos pila ant galvų teiginius, argumentus, duomenis ir t. t. – murkdykitės sau tarsi kokioje baloje…

Nei vienam nepatiktų, jei per vakarienę restorano padavėjas atneštų šaltą užkandį, o toje pačioje lėkštėje būtų įmestas ir gabalas deserto. Arba kepsnys viename lėkštės pakrašty būtų apipiltas sriuba, kitame – kava, ir viskas pabarstyta cukrumi. Tačiau daugybė pristatymų (prezentacijų, pateikčių) pateiikiama būtent šitaip – serviruojant be jokios tvarkos. Bet kaip.

„Nėra raudonos gijos, kuri nuosekliai vestų nuo pradžios iki pabaigos“ arba „Nėra sistemos, neaišku“, -maždaug tokią kritiką dažniausiai išgirstu iš vadovų, kai pasiteirauju, ko jie pasigenda stebėdami pristatymus (PowerPoint prezentacijas, pateiktis).

Receptas aiškiam pristatymui sukurti

Viskas labai paprasta: turėsite ir aiškią struktūrą, ir per visą pristatymą nuosekliai vedančią „raudoną giją“ – jei visą pristatymo informaciją sudėliosite į atskirus blokus. Ir juos įvardinsite ne tik pristatymo pradžioje, bet ir pabaigoje. O dar geriau – pakartodami ir pristatymo (prezentacijos, pateikties) metu.

Darbo eiga tokia: pirmiausia atlikite „smegenų šturmą“ ir susirašykite visus dalykus, kuriuos jūsų manymu verta įtraukti į būsimą pristatymą (prezentaciją, pateiktį). Rašykite ant mažų lipnių spalvotų lapelių „Post-it“ – po vieną idėją, citatą, pavyzdį ar svarbų skaičių ant vieno lapelio. Žinoma, prieš užsirašinėjant idėjas, visai neblogai būtų pasvarstyti, ką jūsų tikslinė auditorija jau žino, ir kas ją domintų…

Prezentacijai tų idėjų reikia ne tiek jau ir daug: pakanka 8-20. Kai tiek prisirašėte ant atskirų „lipukų“, suklijuokite juos ant didelio popieriaus lapo – grupuodami į 3-5 teminius blokus. Gausis lipukų „debesėliai“. Dabar kiekvienam „debesėliui“ ant popieriaus lapo parašykite po antraštę, kuri apjungtų visą pavienių lipukų grupę, pvz., „Idėjos prezentacijos pradžiai“, „Argumentai UŽ“, „Argumentai PRIEŠ“ ar kt. Kitas žingsnis: kiekviename „teminiame debesėlyje“ lipukus perdėliokite pagal norimą eilės tvarką – kad susidarytų chronologinis planelis. Štai ir turite prezentacijos (PowerPoint pristatymo, pateikties) struktūrinį planą: 3-5 potemės („debesėlių“ pavadinimai) ir kiekvienos potemės turinio punktai ar idėjos (lipukai, sudėlioti tarsi sąrašo punktai). Ar šį struktūrinį planą surašysite „PowerPoint“ prezentacijos (pateikties) antrojoje skaidrėje, ar pristatymo metu turėsite ant atskiro lapo sau po ranka – jau priklausys nuo jūsų sumanymo.

Alternatyvūs receptai

Yra ir kiti du variantai:

  • informacijos susisteminimo išmokti specialiame seminare „Garantuotos kokybės prezentacija“ arba
  • kreiptis pagalbos į prezentacijų konsultantą – kad jis padėtų susisteminti informaciją konkrečiai Jūsų  prezentacijai.

Arturas Laskauskas, prezentacijų konsultantas (Kontaktai)

Reiner Sturm / Pixelio nuotrauka

Pristatymo pradžiai – pozityvus nusiteikimas

„Kaip šauksi, taip atsilieps“… Kai pradedame pristatymą, mūsų klausytojai tuoj pat „intuityviai“ pajunta, kaip mes nusiteikę jų atžvilgiu (naujausi smegenų tyrimai rodo, kad iš tikrųjų kalbėtoją „diagnozuoja“ ne klausytojų intuicija, bet vadinamieji „veidrodiniai“ neuronai jų smegenyse). Kaip geriausiai išnaudoti šį faktą? Pasiūsti klausytojams pozityvų signalą – kad pasitikite savimi. Ir kad esate palankiai nusiteikę situacijos ir klausytojų atžvilgiu. Tam padės paprastas psichologinis triukas.

Amerikietė retorikos konsultantė Dorothy Sarnoff, iškalbos mokiusi net tris JAV prezidentus, teigia atradusi veiksmingą receptą, išbandytą „prezidentiškai“.

Receptas

Viskas labai paprasta: norint, kad mums pradėjus kalbėti, klausytojai būtų palankesni, „užsiprogramuokite“ sau pačiam pozityvų nusiteikimą – visiškai nepriklausomai nuo to, kaip jaučiatės iš tikrųjų. Kaip to pasiekti? Likus kokioms 5 minutėms iki pristatymo (prezentacijos) pradžios, prisiminkite, kokiu sakiniu esate suplanavęs pradėti savo prezentaciją (pristatymą) ir tarkite sau mintyse:

  1. „Džiaugiuosi, kad AŠ esu čia.“
  2. „Džiaugiuosi, kad JŪS esate čia.“
  3. „Aš esu užtikrintas dėl to, ką ketinu pasakyti.“
  4. „Aš išmanau dalyką, apie kurį kalbėsiu.“
  5. (O tuomet jau nebe mintyse, bet balsu pasakykite tą pirmąjį sakinį, kuriuo ketinate pradėti pristatymą.)

Dorothy Sarnoff rekomenduoja šią autogeninę treniruotę kartoti tol, kol patikėsite tuo, ką sakote mintyse. JAV prezidentams šis patarimas padėdavo. O papildomas „šalutinis poveikis“ toks, kad sau kartodami 5 sakinius, tuo pačiu atitrauksite mintis nuo negatyvių dalykų, savo baimių ir t. t.

Jei dar netikite…

Na, o jei artimiausiomis dienomis jūsų laukia atsakingas pristatymas (prezentacija, pateiktis), o jūs vis dar negalite sau pasakyti 3-iojo ir 4-ojo sakinio iš aukščiau pateiktos „maldelės“ taip, kad patys tuo patikėtumėte – galbūt dar nesate pakankamai pasirengę pristatymui? Tokiu atveju jums gali praversti straipsnis „Prezentacija pagal 6 žingsnių planą“, šių eilučių autoriaus parašytas specialiai portalo DELFI užsakymu, o jį rasite, paspaudę čia:   4.Straipsnis iš delfi.lt

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© S.Hofschlaeger / Pixelio nuotrauka

Skaičiai prezentacijose

Kas XX a. suformavo standartus, pagal kuriuos publika iki šiol nesąmoningai vertina prezentacijas? Tai sritis, kurioje taikliai parinkti žodžiai patraukia dėmesį, teikia pramogą, taupo laiką ir įtikina. Ta sritis – reklama.

Prezentacijų specialistai išnaudoja reklamos atradimus. Taip pat ir skaičiams paryškinti. Apžvelgsime keletą būdų – kaip iš tų pačių skaičių per pristatymus išspausti daugiau naudos.

Ar pasakytume, kad 700 000 EUR už šveicarišką laikrodį „Sky Moon Tourbillon“ – brangu? Taip. Nes laikrodį surastume ir už 7 Lt (gal net veikiantį).

Arba nebrangu. Nes „Sky Moon Tourbillon“ – tik antras pagal kainą rankinis laikrodis pasaulyje. Jei tikėsime JAV žurnalu „Forbes“, brangiausias yra šveicariškas laikrodis „Super Ice Cube“ su 1 897 briliantais. Už 848 045 EUR.

Kada skaičius tikrai didelis?

Kai palyginamas su mažesniu. Dideli skaičiai prezentacijoje (pateiktyje, PowerPoint pristatyme) psichologiškai „sumažėja“, kai atsiduria šalia didesnių. Arba „padidėja“ greta mažesnių. Nesileisdami į svarstymus, kiek tai padoru, pateiksime pavyzdžių: kaip sugretinimą panaudoja prezentacijų profesionalai.

Tarkim, kasmet į pasaulio jūras iš laivų išverčiama 6 mln. t šiukšlių. Tai faktas, įspūdingas ne kiekvienam. Sustiprinkime efektą, pridurdami: tai yra tiek pat, kiek visos Lietuvos virtuvių atliekos, dabartiniais tempais išmestos per 20 metų.

Neseniai į radijo laidą paskambinusi klausytoja irgi panaudojo sugretinimą: „Kaip galima valstybinės įstaigos vadovui mokėti 50 000 Lt algą per mėnesį, jei visa provincijos mokykla gauna tik 43 000 Lt Lt per metus?“

Multiplikacija

Vienas iš būdų skaičiams psichologiškai padidinti – multiplikacija. Pvz.,: „Jei bent 15 min. per dieną nenorėdami tenkinate kitų prašymus, per metus susikaupia 91 val., per 10 metų – 114 darbo dienų. Tai pusmetis neapmokamo darbo“. Čia vardan įspūdžio skaičius buvo padaugintas iš dienų kiekio per metus.

Arba priešingai – pavyzdys apie sumažinimą. Automobilių pardavėjai metinę lizingo įmoką padalindavo iš 365 ir reklamoje skelbdavo: „Tik 30 Lt per dieną!“ Žinoma, visi pasiskaičiuos, kas už to slypi. Bet dėmesys – pritrauktas, išlaikyti publikos per prezentaciją (PowerPoint pristatymą, pateiktį) – vienas svarbiausių dalykų.

Litais – seksualiau

Dirbdamas reklamos agentūroje, stebėjau „Focus“ diskusijų grupę. Jauni vilniečiai ten diskutavo apie nuolaidas drabužių parduotuvėse. Jei mažiau negu 20 proc. – jiems visai ne nuolaida. Tas faktas pravertė vėliau. Kai viena prekybos įmonė planavo platinti kuponus su 10 proc. nuolaida vyriškiems kostiumams, patarėme to nedaryti. Kostiumas kainuoja apie 1000 Lt? Gerai, tuomet ant kupono užrašykim: 100 Lt dovana kostiumo pirkėjui! Nauda pinigais – „arčiau kūno“.

Ir 1 proc. gali kandžiotis

Kai skaičiai dideli – ne taip ir sunku. O jei darbuotojus reikia įtikinti, kad broko kiekį privalom sumažinti 1 procentu? Tuoj kas nors burbtels: kam rūpi tas procentėlis… Paklauskime taip manančio: „Buityje jums turbūt nepatiktų ir 1 proc. broko? Sakysim, kalbant apie aprūpinimą elektros energija – 1 proc. broko reikštų, kad be elektros gyventumėte po 14 min. kasdien.“

Kiti būdai skaičiams pabrėžti

  • Nepatrauklaus fakto sumenkinimas greta dar blogesnio („siaubo skaičiaus“).
  • Neįspūdingo skaičiaus perskaičiavimas į kitus dydžius – labiau jaudinančius vaizduotę.
  • Akcentavimas intonacijomis: vien pauze ir loginiu kirčiu įspūdį galima padidinti iki 80 proc.
  • Nebūtinų duomenų atsisakymas: pateiktyje (prezentacijoje, pristatyme) pateikime tik tai, kas tikrai įspūdinga.

Taip pat skaitykite: Prezentacijos su „PowerPoint“: patobulinimai per 30 min.

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

(straipsnis buvo publikuotas dienraštyje „Verslo žinios“ 2010-01-28)

© Berwis / Pixelio nuotrauka

.

Taisyklė „10-20-30″ ir skaidrių kiekis

Koks „PowerPoint“ skaidrių kiekis yra geriausias sėkmingai prezentacijai? Beveik visais atvejis – kuo mažesnis. Kad sutaupytumėte prezentacijos klausytojų laiko (ir nervų), pasinaudokite taisykle „10-20-30″.

JAV profesionaliam investuotojui Guy‘ui Kawasakiui teko išklausyti šimtus verslininkų, per pristatymus giriančių savo įmones. Dauguma jo matytų prezentacijų (pateikčių) buvo visiškas šlamštas: ekrane rodoma po 60 skaidrių apie „netrukus gaunamą patentą“, „pranašumą, jei į rinką įeini pirmas“ arba „bent vieną procentą kinų pirkėjų, kurių pakaktų mūsų naujo produkto atsiperkamumui…“

Ir tuomet G. Kawasakis išrado genialią taisyklę „10/20/30″. Viskas labai paprasta: prezentaciją turi sudaryti ne daugiau negu 10 „PowerPoint“ skaidrių, bendra trukmė ne ilgesnė kaip 20 min., o šrifto dydis kiekvienoje skaidrėje – ne mažesnis negu 30 punktų (beje, jei nepakeitėte savo kompiuterio nustatymų, įsijungus „MS PowerPoint“ programą, pradinis rašomų raidžių dydis automatiškai bus 32, o antraštėse – 44).

Kodėl būtent taip

G. Kawasakio manymu, 10 – optimalus  skaidrių kiekis, nes per vieną verslo susitikimą normalus žmogus nepajėgs įsisavinti daugiau negu 10 jam pristatomų koncepcijų, o verslininkai ir yra palyginti normalūs žmonės. Jis sako, kad jei žmogui per PowerPoint pristatymą nepakanka 10 skaidrių tam, kad paaiškintų apie savo naują įmonę, yra didelė tikimybė, kad jis tos įmonės iš viso neturi.

Taigi, dešimties skaidrių komentavimui prezentacijos metu – 20 min. O kodėl tik 20, jei standartinis verslo susitikimas trunka 60 min.? Atsakymas: kad turėtumėte atsarginių 40 min. savo nešiojamam kompiuteriui sujungti su projektoriumi ir jie netgi ir veiktų! Bet čia juokais… Jei rimčiau – visuomet atsiras žmonių, kurie į jūsų prezentaciją ateis pavėlavę arba turės anksčiau išeiti. Todėl saugiausia pristatymus (PowerPoint pateiktis, prezentacijas) pabaigti per 20 min. ir turėti dar 40 min. – diskusijoms ir atsakymams į publikos klausimus.

Daugumoje G. Kawasakio matytų „PowerPoint“ skaidrių buvo prirašytos 10-ojo dydžio šriftu: prezentacijos autorius prisirašo kuo daugiau teksto ir balsu skaito iš ekrano. Tačiau vos tik pastebėjusi, kad pranešėjas viską skaito paraidžiui, publika akimis tekstą perbėgs greičiau. Štai ir nebesutampa publikos ir pranešėjo tempai. Nepasitenkinimas (atvirai arba mintyse) – garantuotas.

Iš kur tiek daug teksto skaidrėse

Dėl dvejopų priežasčių:

  • kai pranešėjas ne itin gerai išmano savo medžiagą ir užrašų reikia „dėl drąsos“;
  • kai klaidingai manoma: kuo daugiau teksto – tuo solidesnis įspūdis publikai. Visgi klausytojai dažniausiai nebūna kvaili… Juk jeigu kepsnys ne pats geriausias – nepadės net ir gausiai barstoma druska…

Skaidrėse rašykite ne mažesniu negu 30-ojo dydžio šriftu – jūsų „PowerPoint“ prezentacija tik pagerės, nes norom nenorom turėsite atsirinkti svarbiausius dalykus. Kitkas tiesiog netilps skaidrėje.

Taip pat skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Ernst Rose / Pixelio nuotrauka

Jei prezentacijos klausysis vadovai

Daugumos vadovų dienotvarkė perkrauta, jie turi mažai laiko, yra nekantrūs ir neatidūs klausytojai… Šito nepakeisite. Tačiau rengdami prezentaciją būtent vadovams, galite į tai atsižvelgti.

Pasvarstykite, ar galėtumėte savo prezentaciją (Power Point pristatymą, pateiktį) sustiprinti štai tokiais privalumais:

  • Prezentacijos tikslas turi būti aiškus (vadovai susierzins, jei po prezentacijos liks neaišku: „O ką man tuo norėjo pasakyti?“).
  • Jei naudojate projektorių, neskubėkite ant stalo išdėlioti atspausdintos dalomosios medžiagos – rizikuotumėte, nes tekstą greitai permes akimis ir nervinsis: kurių galų mums balsu skaito tai, ką patys jau perskaitėme.
  • Prezentacijos temą susiekite su įmonės marketingo komunikacijos kryptimi (pvz. mes esame inovacijų lyderiai), naujausia rinkos situacija (pvz., paaštrėjo konkurencija ir krito kainos), aktualia problema (tarkim, dėl šalčių sumažėjo kino žiūrovų) ar kitu dalyku, kuris aktualus vadovui.
  • Informaciją padalinkite į logiškus struktūrinius blokus.
  • Geriausia, jei informacinių blokų eilės tvarka – manevringa ir ją galima keisti, atsižvelgiant į situaciją (tarkim, jei dėl laiko stokos tektų sutrumpinti prezentaciją arba peršokant pradėti nuo kito punkto).
  • Prezentacijoje visada tiks paprastas pasakojimas arba ryškus pavyzdys, kurį lengva įsiminti ir perpasakoti kitiems (labai galimas daiktas, kad jūsų prezentacijos esmę vadovas vėliau perpasakos pavaldiniams arba partneriams).
  • Kontroliuokite savo žodyną: vadovai, kaip ir visi žmonės, labiau nori, kad būtų kalbama apie jų reikalus, o ne jūsų (pvz., prezentacijos įžangai geriau tiks sakinys „Šio susitikimo tikslas – įvertinti naują galimybę JŪSŲ įmonei…“, bet ne „Šiandien AŠ labai norėčiau papasakoti…“).

Apibendrinant: vadovams skirtą prezentaciją planuokite pagal formulę „Trumpai, aiškiai, manevringai„. Negailestingai sutrumpinkite prezentaciją iki 5 min. – visą kitą paaiškinsite klausimų-atsakymų dalyje.

Apie trumpos prezentacijos pranašumą skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Konstantin Gastmann / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos pranašumas – trukmė

Kartą susimąsčiau: ką patarčiau, jei savo gero draugo prezentacijai patobulinti turėčiau tik 1 minutę? Duočiau jam 3 patarimus. Vienas jų – šiame straipsnyje.

Per 10 pastarųjų metų nesu girdėjęs ką nors piktinantis, kad prezentacija (PowerPoint pristatymas, pateiktis) užtruko per trumpai. Priešingai. Dažniausiai prezentacija būna per ilga.

Kai klausytojai informaciją priima ausimis (ne akimis), pirmoji dėmesio krizė pasiekiama vidutiniškai 3-iąją pristatymo minutę. Tą akimirką auditorijos mintys nejučia atitrūksta nuo prezentacijos arba mažų mažiausiai dėmesys susilpnėja (neatsitiktinai Vakaruose komercinės radijo stotys tarp dainų kalba ne ilgiau kaip 2 min. 30 sek.). Blogiausia, kad standartinis pristatymas ar prezentacija trunka gerokai ilgiau – ir pusvalandį, ir valandą…

Pagal JAV verslo autoriteto Guy‘aus Kawasakio taisyklę „10-20-30″ gera prezentacija turėtų trukti ne ilgiau kaip 20 min. Vertingas patarimas prezentacijų (pateikčių) rengėjams. Tačiau didėjant gyvenimo tempui ir informacijos perkrovai, šis trukmės limitas jau per švelnus. Ypač tais atvejais, kai prezentacija skirta aukščiausio lygio vadovams (jų laikas – brangiausias resursas). Arba konkursinėje situacijoje – kai vienas po kito publikai pristatymus rengia keletas konkurentų.

Pranašumo formulė: patrigubinkite

Taigi, patarimas norintiems sublizgėti tarp konkurentų: jūsų prezentacija (pristatymas) turi būti trigubai trumpesnė negu kitų, ir į ją reikia investuoti trigubai daugiau laiko (idealiu atveju – dešimteriopai daugiau, nes į 1 val. sėkmingos prezentacijos paprastai investuojama 10-90 val. pasiruošimo).

Šiame patarime slypi triguba nauda: trumpesnė prezentacija mažiau vargins klausytojus. Ją lengviau įsimins. Trečioji nauda – dar didesnė: siekdami sutrumpinti prezentaciją, patys norom nenorom turėsite atlikti du nelengvus, bet visada atsiperkančius žygdarbius:

  1. sugrupuoti informaciją į pirmaeilę ir antraeilę (pastarosios geriausia iš viso atsisakyti);
  2. susisteminti pirmaeilę informaciją pagal aiškią logiką – kad viską būtų galima išdėstyti ne daugiau negu 3-5 esminiais punktais.

Gerai susisteminta informacija publikai siunčia pranešimą „tarp eilučių“ – prezentacijos autorius yra disciplinuotas, kompetentingas ir gerai pasirengęs.

Drąsiausiems – „5 min. principas“

O dabar tas pat patarimas – kitaip. Tiems, kas turi daugiau patirties su prezentacijomis (pateiktimis, pristatymais). Arba tiems, kam reikia maksimalaus efekto. Sutalpinkite esmę į 5 minutes, o visa kita serviruokite „pagal apetitą“. Numanau pirmąją jūsų reakciją: juk netilps kokių 80-90 proc. informacijos? Ką su ja daryti?

Išnaudoti! Tik ne informacinėje prezentacijos dalyje, o po pirmųjų 5 minučių pasiteiraujant publikos – kokių bus klausimų. Jei klausimų neatsiranda, galima pačiam kelti retorinius klausimus. Nes į šalį atidėję 80-90 proc. informacijos, turėsite gerą įdirbį ir didelį atsargų bagažą.

Su šia tema susijęs straipsnis:

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida)

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Maren Be-ler / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos pagal „Šešių K metodą“

Taip atsitikti gali kiekvienam. Prezentacija – jau rytoj. Susirinkime, konferencijoje ar susitikime su verslo partneriais. Ruoštis iki šiol nebuvo laiko, todėl paskutinę minutę turim sugalvoti, kaip čia pristačius idėją, siūlomą sprendimą ar situaciją rinkoje… Tokiu atveju praverčia žaibiškų prezentacijų metodai. Vienas jų – „Šešių K metodas“.

  

Šis metodas už mus neparengs prezentacijos turinio – teks patiems pešti „iš lubų“. Tačiau turėsime aiškią struktūrą, o geras susisteminimas klausytojams visuomet sudaro įspūdį, kad kalbėtojas – kompetentingas.

Tiesa, būtent šis žaibiškas prezentacijų rengimo metodas turi trūkumą: jį nėra lengvą įsiminti taip, kad galėtume spontaniškai pakartoti „net pažadinus vidury nakties“. Išeitis – atsispausdinti ir turėti po ranka. Bet kuriuo atveju, jis naudingas kaip vienas iš įrankių – vardan įvairovės.

Taigi, iš eilės. Du raide „K“ prasidedantys klausimai – įžangai, trys „K“ – prezentacijos esmei, ir viena „K“ – pabaigai.

 

Dvi „K“

  • Kas mes. Trumpai prisistatykime (jei mūsų pavardę ir pareigas klausytojai jau ir taip žino – praneškime, kuo mes susiję su tema, projektu ar aptariama sritimi).
  • Kur mes. Supažindiname su situacija, problema ar tema (kuo trumpesnė santrauka – įvadas koncentruotai).

  

Trys „K“

  • Kryptys. Ką dar reikia atlikti, kad projektas pavyktų (arba problema būtų išspręsta, sumanymas realizuotas, ką patartume susijusiems su šiuo reikalu ir pan.
  • Kliūtys, kurias reiks įveikti rezultatui pasiekti: ką dar reikia nuveikti ar kokius klausimus išspręsti, kas mus neramina arba kam nepritariam, ką darytume kitaip.
  • Kokie laimėjimai: kas jau pavyko, kiek nuveikta, ką iš dalyvių verta pagirti.

 

Viena „K“

  • Kokia išvada: ką dabar svarbiausia daryti arba kokia mums nauda (patirtis) iš šio atvejo, kaip galima apibendrinti diskusiją arba ką šiuo susitikimu vieningai sutarėme, koks teisingiausias receptas ir t. t.

 

Apie kitą žaibišką prezentacijos parengimo metodą skaitykite:

Prezentacija – kaip vakarienė

 

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas  Kontaktai  

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

        Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        © R.B. / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos su „PowerPoint“: patobulinimai per 30 min.

 

 

Kai norisi greitai užkąsti, tinka ir pieniškos dešrelės. Kai vaišini svarbius svečius – paskiri daugiau laiko kepsniui arba ieškai restorano profesionalų. Lygiai taip pat ir su prezentacijomis (arba naujas terminas pateiktis): jeigu ryt bus tik dar vieno eilinio projekto pristatymas, per valandą pasiruošiame „PowerPointo“ pateikties skaidrių rinkinį. Kai rengiame atsakingą idėjų pristatymą – skiriame pasiruošimui kelias dienas arba ieškome prezentacijų konsultanto (Kontaktai), kuris pasiūlytų profesionalios pagalbos.

Garantuotos kokybės prezentacijoms nepakanka vien kosmetiškai patobulinti „PowerPointo“ skaidres – patys paprasčiausi triukai neveikia. Naudojami galingesni įrankiai.

Tačiau tais atvejais, kai norite greitai ir lengvai optimizuoti jau paruoštą „PowerPointo“ prezentaciją (PowerPoint pateiktį ar pristatymą Power Point), pravers šie patarimai:

  • Kuo mažiau informacijos, tuo greičiau ji suvokiama. Skaidrėje – ne daugiau 4 teksto eilučių ir 4 žodžių eilutėje (taisyklė „4 x 4″).
  • Vienoje skaidrėje – tik viena mintis. Kitaip auditorija pradeda atsirinkinėti vertingiausius teiginius, nebeišlaiko dėmesio ir greičiau pavargsta.
  • Antraštinės frazės skaidrėse tinka labiau negu ištisi sakiniai. Nereikia sienlaikraščio – jis susiurbtų visą dėmesį. Svarbiausias – kalbėtojas, bet ne vaizdas ekrane.
  • Tyrimais išaiškinta, kad rašybos klaidas auditorija vertina kaip kompetencijos stoką, o ne neatidumo požymį. Jeigu nemėgstate medžioti korektūros klaidų, turėkite parengę šmaikštų atsakymą tiems, kas aptiks klaidas ekrane.
  • Venkite sunkių tarptautinių žodžių ir siauros specializacijos profesinių terminų (nustatyta, kad po nesuprantamo termino klausytojai 20-40 sek. nebegirdi ir tyliai piktinasi, o vėliau susidomėjimas nebepakyla iki buvusio lygio).
  • Auditorijai reikia laiko įsižiūrėti į skaidres – nekeiskite jų dažniau negu kas 20 sek. Vien nesudėtingam paveikslėliui suvokti reikia 7 sek. Pakeitėte skaidrę – poros sekundžių pauzė, ir tik po to kalbėkite toliau.
  • Per prezentaciją stovėkite dešiniau ekrano (žiūrint iš auditorijos pusės). Europiečių smegenys veikia taip, kad žiūrovui patogiausia akimis judėti iš kairės į dešinę – pirma žvilgsnis į ekraną, tada į jus (svarbiausias per prezentaciją – ne ekranas, bet pranešėjas). Jeigu būsite toliau nuo ekrano, auditorijai savo dėmesį teks dalinti – pusę jums, pusę – ekranui.
  • Prezentacijos skaidrės turi būti įžiūrimos net toliausiai sėdintiems. Jei ekrano ir patalpos dydžio nežinote iš anksto, saugiausia prezentacijos (pateikties) skaidrių antraštėms parinkti 44-ojo, tekstui – 32-ojo dydžio šriftą.
  • Visiškai avariniam atvejui turėkite atspausdintų skaidrių rinkinį popieriuje – turėdami „špargalkę“, jausitės saugiau (pasitaiko, kad perdega projektorius lempos, dingsta elektra ir pan.).

Apie pasaulinių autoritetų požiūrius į „PowerPointo“ prezentacijos (PowerPoint pateikties arba PowerPoint pristatymo) reanimavimo galimybes skaitykite straipsnyje PowerPoint“ skaidrės: 3 požiūriai„.

 

    Prezentacijų konsultantas (pateikčių konsultantasArturas Laskauskas     

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

       Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        © Freni / Pixelio nuotrauka