Kartais atsitinka taip, kad iki jūsų kalbėjęs žmogus užtruko ilgiau, negu jam buvo skirta. Arba pats svarbiausias jūsų prezentacijos klausytojas negalės klausytis iki pabaigos. Kitaip tariant, sužinote nemalonią naujieną: vietoj planuoto pusvalanžio ar valandos savo prezentacijai jūs turite tik 10 minučių…
Kaip tokioje streso situacijoje elgiasi daugelis pranešėjų? Dažniausiai – bando pagreitinti kalbos tempą ir sparčiau ekrane kaitalioti skaidres – t. y. visą prezentacijos informaciją klausytojams sukimšti per trigubai ar keturgubai trumpesnį laiką. Tačiau tai susiję su dviem blogybėmis. Pirma, kai žmogus kalba skubėdamas, publikai jis atrodo įsitempęs ir nepasitikintis savimi – tai neprideda taškų specialisto įvaizdžiui. Antra, klausytojų smegenys nėra linkę sunkiai dirbti ir kapstytis informacijos lavinoje – jos greit pavargsta ir atsiriboja nuo prezentacijos. Aš pats esu matęs prezentaciją, kurios autorius ekrane pašėlusiu greičiu prasuko 260 “PowerPoint” skaidrių ir manė, kad šitaip “pasivijo” laiką. Man kaip klausytojui įspūdis buvo toks, tarsi knygyne sumokėčiau visą knygos kainą, bet man leistų tik skubotai perversti pirmus puslapius su turiniu… Žodžiu, pagreitintas visos prezentacijos “prasukimas” – ne išeitis. Geresnis variantas – neprarasti humoro ir suktis iš padėties išmintingiau.
Ką tokiu atveju daro prezentacijų profesionalai?
Įmanomos trys išeitys.
Pirma: iš anksto pasiplanuoti dar rengiantis prezentacijai – pagalvoti, ką darytumėte, jei nuvykęs į vietą, prezentacijai gautumėt mažiau laiko, negu buvo sutarta. Kas būtų tie svarbiausi dalykai, kuriuos būtinai reiktų paminėti? Tarkim, turite parengę 20 skaidrių – kurias 4 iš jų būtinai parodytumėte?
Antra: ne lėkti kaip patrakus per visas turimas skaidres, bet peršokti ir praleisti tas vietas, kurios nėra pačios būtiniausios prezentacijoje. Išduosiu profesionalų paslaptį: jūsų klausytojai juk nežino, ką esate suplanavę jiems parodyti ir pasakyti – jie ir nepastebės, jeigu šį bei tą praleisite. Tiesiog kompiuterio klaviatūroje surinkite reikiamą “PowerPoint” skaidrės eilės numerį ir klaviatūroje paspauskite “Enter” – iškart atsidursite reikiamoje skaidrėje (tiesa, verta iš anksto žinoti, kuriuos numerius turi svarbiausios jūsų skaidrės).
Trečia (rizikingesnė): visiškai kraštutiniu atveju galima atšaukti prezentaciją ir tartis dėl kito karto – kai publika galės jūsų prezentacijos išklausymui skirti tiek laiko, kiek buvo suderinta iš anksto. Daugiau patarimų galite gauti mano vedamuose prezentavimo mokymuose.
Taip pat skaitykite: Dažniausios rekomendacijos“PowerPoint” prezentacijoms
Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas (Kontaktai)
Gerd Altmann /Pixelio nuotrauka