Priklausomybė nuo „PowerPointo“

Prezentacija (pateiktis)? Daugeliui dirbančiųjų ji automatiškai asocijuojasi su kompiuterine „PowerPointo“ programa: ekranas, projektorius ir skaidrės… Apklausos rodo: dauguma tokių prezentacijų yra migdančios ir nuobodžios. Sudomina vidutiniškai tik 1 iš 30 prezentacijų! Pagrindinė priežastis – daugelis pranešėjų svarbiausiais laiko du dalykus: dalykinę (arba profesinę) informaciją ir demonstracinę įrangą. Tuo tarpu jie patys mieliau lieka antrame plane (viena konsultuota klientė yra sakiusi, kad ji slepiasi už skaidrių, nes nenori būti dėmesio centre). Daug kalbėtojų per mažai reikšmės teikia emocijoms. Iš čia ir pranešimo stilius: nuasmenintas, monotoniškas, migdantis.
Toliau skaityti „Priklausomybė nuo „PowerPointo““

Efektyvesni telefono pokalbiai


Štai anekdotas. Ką tik paskirtas naujas skyriaus vadovas, girdėdamas, kad kažkas artėja prie kabineto durų, čiumpa telefoną: „Taip, direktoriau, iš tiesų dėkoju, vakar pas jus svečiuose buvo labai smagu…“ Tada pakelia akis į atėjusįjį: „Kažko norėjote?“ Tas atsako: „Ne nieko, tik prijungti jums telefoną…“

Gamta NEBUVO numačiusi, kad žmogus su žmogumi bendraus, negalėdamas jo matyti, užuosti ir paliesti – kalbėdamas telefonu.

Palaikant profesinius kontaktus, telefonui tenka iki 60–70% viso bendravimo (pvz., vien Vokietijoje – po 200 mln. telefono pokalbių kasdien; neturiu duomenų iš Lietuvos, bet spėlioju, kad tikriausiai kokie 7 mln. telefono pokalbių per dieną). Atrodytų, vidutiniškai po 1 val. ir daugiau kasdien šnekėdami į ragelį, visi mokame elgtis su telefonu. Deja, ne! Jūs tikrai prisimenate ne vieną atvejį, kai paskambinę į įmonę, pagalvojote: „Ką jis ten sumurmėjo? Net padoriai atsiliepti nemoka…“

Efektyvi telefoninė kalba – tai visiškai nauja kalba. Toliau skaityti „Efektyvesni telefono pokalbiai“

Jei prezentacijos metu užsikirtote…

 

„Žmogaus smegenys yra nuostabus dalykas. Bet gerai veikia tik iki to momento, kai atsistoji sakyti kalbos“ (amerikiečių rašytojas Markas Twainas).

Taip atsitikti gali kiekvienam. Net profesionaliam kalbėtojui. Prezidentui, direktoriui ar dėstytojui. Sakant svarbią kalbą ar atsakingos prezentacijos (pateikties) metu – staiga ateina momentinis „užtemimas“: nerandate tikslaus žodžio, nesėkmingai formuluojate, pametate mintį, nebežinote, ką sakyti. Net ir trumpa pauzė kalbėtojui tokiu atveju atrodo kaip silpnumo požymis… Toliau skaityti „Jei prezentacijos metu užsikirtote…“

Kaip reaguoti į klausimus


Štai klausimo, atsakymo ir rezultato pavyzdys. Politikui atvykus į užsienio šalį, bulvarinio laikraščio korespondentas dar oro uoste klausia: „Ar mūsų mieste aplankysite ir striptizo barus?“ Politikas bando šmaikštauti: „O ar čia yra striptizo barų?“ Kitos dienos laikraščio antraštė: „Pirmasis jo klausimas vos tik atvykus į mūsų miestą: „O ar čia yra striptizo barų?“
Toliau skaityti „Kaip reaguoti į klausimus“

Pokalbio valdymas klausimais


Kai žmogus šneka ir šneka, nesinori nutraukti – būtų nemandagu. Tenka klausytis, bet sužinom nedaug, o brangus laikas bėga. Paprasčiausias būdas pokalbį pakreipti norima linkme – užduoti klausimų.

Klausdami signalizuojame pašnekovui, kad mums įdomu. Bet tai ne viskas. Sumaniai pritaikydami klausimus, galime pokalbio iniciatyvą perimti į savo rankas. Tarkim, jei lėktuve nesinori apie save pasakoti smalsiam kaimynui, keliais klausimais jį išprovokuosime pasakoti apie save, o patys galėsime likti šešėlyje. Arba išvengsime atsakymo. Štai pavyzdys – ištrauka iš interviu: Toliau skaityti „Pokalbio valdymas klausimais“

„Powerpointo“ eros pabaiga

Dėl kieno kaltės 2003 m. žuvo 7 astronautai? Dėl kompiuterinės programos, kurią sukūrė Robertas Gaskinsas su Dennisu Austinu ir 1987 m. pardavė korporacijai „Microsoft“ – už 14 mln. dolerių…

Per 2 dešimtmečius ta kompiuterinė programa taip paplito, kad dabar ji instaliuota į 400 mln. kompiuterių. Ji tikriausiai dabar tūno ir jūsų kompiuteryje! Tai „PowerPointas“, skirtas kurti prezentacijų (pateikčių) skaidres ekranui. Kiekvieną darbo dieną visame pasaulyje parodoma po 30 mln. „PowerPointo“ prezentacijų (pateikčių). Siūlau išbandyti nedidelį eksperimentą: kai matysite artimiausią ilgesnę prezentaciją su „PowerPointo“ skaidrėmis, atsisėskite patalpos gale ir pasižvalgykite, ką tuo metu veikia auditorija. Ogi siuntinėja SMS žinutes, rašo elektroninius laiškus, paišo, svajoja, staiga išeina „paskambinti“… Trumpiau tariant, nuobodžiauja.

Vokietijoje parodijuoja

Nežiūrint to, verslo konsultantai, rinkodaros, reklamos ir viešųjų ryšių žmonės vis dar negali išsiversti be projektoriaus ir skaidrių – jos tapo XXI amžiaus bendravimo priemone. Tik nieko nėra blogesnio negu pranešėjas su kilometriniais tekstais „PowerPointo“ prezentacijos skaidrėse. Dažnai jis viską paraidžiui skaito balsu, o klausytojai tylomis siunta: „Negi jis mano, kad aš pats nemoku skaityti?“ Lėkšti pristatymai kai kam taip įsiėdė, kad viename Berlyno klube buvo surengta pasaulinė „PowerPointo“ karaokės“ premjera: ekrane rodė bet kokias iš interneto sužvejotas prezentacijas, pagal kurias savanoriai kurdavo spontaniškus poros minučių nusišnekėjimo šou. Pasak iniciatorių, šiuo sociologiniu eksperimentu siekta pabrėžti, kad „PowerPointas“ kaltas dėl nesąmonių, kurias žmonėms tenka iškentėti verslo susitikimuose.

Amerikoje skelbia nuosprendį

Dar aštriau „PowerPointo“ pateiktis kritikuoja amerikiečių komunikacijos profesorius Edwardas Tufte‘as. Pasak jo, būtent ši kompiuterių programa kalta dėl kosminio erdvėlaivio katastrofos. NASA ekspertai posėdyje buvo įspėti, kad erdvėlaivio techniniai nesklandumai kelia rimtą grėsmę saugumui. Tačiau… pranešant apie tai, buvo naudotos „PowerPointo“ skaidrės, o klausytojai kaip visada prasnaudė ir neišgirdo įspėjimų. 2003 m. vasario 1 d. erdvėlaivis „Columbia“ sprogo 60 km aukštyje virš Teksaso valstijos. Priežastis: korpuso apsauginės medžiagos tiek perkaito, kad pradėjo minkštėti, kol suiro kosmose. „PowerPointo“ prezentacija apie tokį pavojų buvo įspėjusi. Niekas neišgirdo. Kaip neišgirsta ir daugelio kitų prezentacijų svarbiausios minties, kai ji būna užvelta „PowerPointo“ skaidrėse.

Uždrausti „PowerPointą“

Tokį siūlymą propaguoja brangiausias Europoje retorikos konsultantas Matthiasas Pöhmas iš Šveicarijos, „PowerPointą“ vadinantis patikimu klausytojų dėmesio žudiku. Jis paskaičiavo, kad pro ausis lekiančių prezentacijų klausymui vien Vokietijoje iššvaistoma tiek darbo laiko, kad jis galėtų kainuoti… 1,6 mlrd. eurų per savaitę!!! Kai klientai kreipiasi į M. Pöhmą, norėdami kokybiškai pasirengti svarbiam pranešimui investuotojų konferencijoje ar naujų technologijų pristatymui medikams, šveicaras paprasčiausiai uždraudžia naudoti „PowerPointą“. Jis pripažįsta tik kelias išimtis, kai šią programą verta įsijungti kompiuteryje:

1) jei norite turėti „špargalkę“ pranešimui – tik ne projektuojamą ant sienos, bet išspausdintą popieriuje ir pasidėtą priešais save ant stalo;

2) kai reikia parodyti tikrai svarbią nuotrauką;

3) kreivių diagramomis demonstruojant akcijų kurso pokyčius.

Nenustebsiu, jei toks požiūris jums pasirodys per radikalus. Bet… Neatsitiktinai vieno mano seminaro dalyvis iškėlė retorinį klausimą: „O kodėl nei vienas kunigas per pamokslą nesinaudoja projektoriumi ir „PowerPointu“?“ Galime paklausti ir kitaip. Pasvarstykim, ar kunigaikštis Gediminas būtų ėmęsis kurti Vilnių, jei Lizdeika jį pasodintų priešais ekraną, įjungtų projektorių ir balsu kartotų tą patį, ką galima pasiskaityti pačiam? (Beje, Lizdeikos „prezentacija“ Gediminui buvo rekordiškai trumpa – jei tikėsime Bychovco kronika iš XVI amžiaus, Lizdeika tepasakė 19 žodžių).

Kosmetiniai patobulinimai

Jei visgi dar neketinate atsisakyti skaidrių, pasinaudokite jų greitojo patobulinimo patarimais (kad per prezentacijas snaustų ne visi klausytojai, o, tarkim, tik kas antras). Spauskite čia: Prezentacijos su „PowerPoint“: patobulinimai per 30 min.

Arturas Laskauskas

 

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltiinį: www.prezentavimas.lt

© Carsten Grunwald  / pixelio nuotrauka

Pasaulinė humoro formulė


Štai trumpas anekdotas. „Klausimas: ką reiškia Lenino šūkis „Mokytis, mokytis ir dar kartą mokytis“? Atsakymas: 1 egzaminas ir 2 perlaikymai…“

Čia skaičiuojama tik juokais. Tačiau humoro teikiamą naudą visiškai rimtai galima įvertinti konkrečiais skaičiais.

1977 m. psichologai Robert M. Kaplan ir Gregory C. Pascoe pirmieji įrodė, kad auditorija geriau atsimena tokį pranešimą, kuris pateiktas su humoro doze.

1985 m. paskelbtoje studijoje mokslininkai nurodo, kad dėl nepakankamos kompetencijos atleidžiama vos 15 procentų darbuotojų. Kiti darbą praranda dėl to, kad nesugeba sutarti su kolegomis, kitaip tariant, dėl nepakankamų komunikacinių įgūdžių. Toje pačioje studijoje apklaustieji darbuotojai sakė, kad humoras yra esminis komandą „cementuojantis“ dalykas.

1986 m. Mičigano universiteto mokslininkai su savanoriais ištyrė 1000 skelbimų ir priėjo išvados; humoristinė reklama įsimenama 17 procentų geriau.

1987 m. amerikietis Victor Raskin paskelbė savo „Visuotinę žodinio humoro teoriją“, iš pirmo žvilgsnio primenančią pasaulinę humoro formulę. Šios teorijos šalininkai filologai mano, kad humoro sukūrimo paslaptis slypi būtent loginėje kalbos struktūroje. Iki šiol jie atrado 27 „receptus“ (mechanizmus) humorui kurti. Tačiau ar pagal juos galima sukurti kokybišką humorą arba atskirti gerą pokštą nuo neskoningo? Deja…

Humorą tyrinėjantis Los Andželo universiteto antropologas Elliott Oring teigia, kad šiuolaikinio humoro pavyzdžių randama dar V a. rašytiniuose šaltiniuose. 1776 m. škotų mąstytojas James Beattie apie juoką rašė daugmaž tą patį, ką skelbia modernios XX amžiaus humoro teorijos.

Bet… Nors JAV ir Didžiojoje Britanijoje į tyrimus mestos galingos mokslo pajėgos su kompiuterinėmis analizėmis, psichologiniais testais ir smegenų tomografijomis, o Vokietijoje dirba ištisas humoro institutas, šimtaprocentinės humoro formulės dar teks palaukti.

Arturas Laskauskas

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltiinį: www.prezentavimas.lt

© Ulla Thomas  / pixelio nuotrauka

Kaip elegantiškai atsisakyti


Ar šiandien nesusidarytų bent 15 min. per dieną, kai nenorėdami tenkinote kitų prašymus? 15 min. padauginę iš 365 dienų, gautume, kad per metus susikaupia 91 valanda, per 10 metų – 114 darbo dienų (pusmetis neapmokamo darbo)! Ir tik dėl vieno trumpo, bet nelengvo žodelio…

Darbo diena jau baigiasi, o bosas nori pasikalbėti, nors ketinote dukrą nuvesti į lėlių spektaklį… Arba bendradarbis įkalbinėja perimti nemalonią užduotį… Kaimynas prašo vakarėliui paskolinti naujutėlaitį muzikinį centrą arba tikisi, kad naktį nuvešite į oro uostą… Kodėl mums nesmagu atsakyti neigiamai, nors galvoje sukasi aiški mintis – „Ne“? Dėl skirtingų priežasčių: prašymas užklumpa netikėtai arba nesinori užgauti. Vengiame pasirodyti egoistiški, nejautrūs ir arogantiški. O dar nuo mažens įkalta, kad privalome būti paslaugūs („padėjėjo sindromas“). Be to, malonu jaustis nepakeičiamais. Baiminamės, kad būsime nebemėgstami ir t.t.

Kartais prašytojai specialiai pasistengia, kad nepajėgtume atsisakyti: verčia mus pasijusti skolingais arba apeliuoja į gailestį, daro spaudimą arba apipila pagyromis ir t. t. Dažnai nenoromis sutinkame. Bet visko suderinti neįmanoma: visvien „ant ledo“ liks arba bendradarbis, arba nuosavas laisvalaikis… Kartais pamirštame ir štai ką: tik atsisakydami dalykų, kurių nenorime, galėsime skirti laiko tam, ko norime!

Įdomu tai, kad aiškų neigiamą atsakymą žmonės priima palankiau negu tikimės – ypač jei paaiškinamos priežastys. Tik svarbu išlaikyti pagarbą prašančiajam ir atsisakyti ryžtingai, bet draugiškai. Atsižvelgiant į situaciją galima pasirinkti tinkamiausią elegantiško atsisakymo būdą:

1) paaiškinkite, kokią kainą turėtumėte sumokėti, jei sutiksite (pvz., papildomai mokėsite auklei už vaikų priežiūrą po darbo);

2) pagrįskite atsisakymą – prašančiam bus lengviau suprasti (pvz., jei kolega nori paplepėti tuo metu, kai esate užsiėmęs, pasakykite apie tai: „Visuomet mielai pasikalbėčiau, bet tik ne dabar. Kaip tik turiu skubaus darbo…“):

3) pradžioje subtiliai išreikškite netiesioginę pagarbą prašančiajam: „Mielai sutikčiau, nes šitokio projekto jei ir galėčiau imtis, tai tik su jumis. Bet…“;

4) pirmiausia teigiamai atsiliepkite apie siūlomą dalyką („Tai labai įdomus pasiūlymas…“), po to pasakykite, kad jūsų jėgos dabar skirtos kitam reikalui ir todėl negalite prisidėti prie sumanymo (tik konkrečiai neįvardinkite to kito reikalo – prašytojui pakišite progą įrodinėti, kad jo prašymas esąs svarbesnis);

5) padėkokite už pasitikėjimą: „Jaučiuosi pagerbtas, kad pagalvojote būtent apie mane, bet mano darbų grafikas užpildytas artimiausioms 3 savaitėms“ arba „Tai didžiulis komplimentas, kad man patikėtumėte tokį atsakingą reikalą, bet, deja, negaliu jo imtis“;

6) atsisakykite vykdyti prašymą, bet pasiūlykite kitą būdą tam pačiam reikalui sutvarkyti („Galima kitaip – raskime krovinių taksi ir nereiks patiems tampyti baldų per pusę miesto“);

7) nors kiti to ir norėtų, neprivalote atsakyti tuojau pat – paprašykite laiko apsispresti („Reikia pagalvoti. Paskambinsiu po valandos“), o pažadėtu laiiku mandagiai, bet aiškiai pasakykite: „Ne“;

8) kartais pakanka tik dalinio atsisakymo – jis švelnesnis negu griežtas „Ne“ (pvz., „Jeigu reikia būtent šią savaitę – tikrai negalėsiu. Vėliau – prašom“):

9) pasakykite, kad laikotės principo ko nors konkretaus niekada nedaryti – paprastai žmonės pripažįsta tokią jūsų teisę ir palankiau priima atsisakymą (pvz., „Negalėsiu papildomai dirbti per šventes. Kasmet per Kalėdas visa mūsų šeima pagal seną tradiciją važiuoja pas senelius į Plungę“);

10) kompromisinis variantas – derėkitės paslaugą suteikti tik už paslaugą, pvz.: „Galėčiau padėti tik vienu atveju: jeigu už šio vakaro viršvalandžius kitą savaitę duosite man laisvą dieną“.

Net jei aiškus neigiamas atsakymas tą akimirką atrodys nemalonus, bus geriau negu viduje slopinti besikaupiantį nepasitenkinimą, kuris vieną dieną gali prasiveržti – pasekmės kainuotų daugiau.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltiinį: www.prezentavimas.lt

© Rainer Sturm  / pixelio nuotrauka