Skaičiai prezentacijose

Kas XX a. suformavo standartus, pagal kuriuos publika iki šiol nesąmoningai vertina prezentacijas? Tai sritis, kurioje taikliai parinkti žodžiai patraukia dėmesį, teikia pramogą, taupo laiką ir įtikina. Ta sritis – reklama.

Prezentacijų specialistai išnaudoja reklamos atradimus. Taip pat ir skaičiams paryškinti. Apžvelgsime keletą būdų – kaip iš tų pačių skaičių per pristatymus išspausti daugiau naudos.

Ar pasakytume, kad 700 000 EUR už šveicarišką laikrodį „Sky Moon Tourbillon“ – brangu? Taip. Nes laikrodį surastume ir už 7 Lt (gal net veikiantį).

Arba nebrangu. Nes „Sky Moon Tourbillon“ – tik antras pagal kainą rankinis laikrodis pasaulyje. Jei tikėsime JAV žurnalu „Forbes“, brangiausias yra šveicariškas laikrodis „Super Ice Cube“ su 1 897 briliantais. Už 848 045 EUR.

Kada skaičius tikrai didelis?

Kai palyginamas su mažesniu. Dideli skaičiai prezentacijoje (pateiktyje, PowerPoint pristatyme) psichologiškai „sumažėja“, kai atsiduria šalia didesnių. Arba „padidėja“ greta mažesnių. Nesileisdami į svarstymus, kiek tai padoru, pateiksime pavyzdžių: kaip sugretinimą panaudoja prezentacijų profesionalai.

Tarkim, kasmet į pasaulio jūras iš laivų išverčiama 6 mln. t šiukšlių. Tai faktas, įspūdingas ne kiekvienam. Sustiprinkime efektą, pridurdami: tai yra tiek pat, kiek visos Lietuvos virtuvių atliekos, dabartiniais tempais išmestos per 20 metų.

Neseniai į radijo laidą paskambinusi klausytoja irgi panaudojo sugretinimą: „Kaip galima valstybinės įstaigos vadovui mokėti 50 000 Lt algą per mėnesį, jei visa provincijos mokykla gauna tik 43 000 Lt Lt per metus?“

Multiplikacija

Vienas iš būdų skaičiams psichologiškai padidinti – multiplikacija. Pvz.,: „Jei bent 15 min. per dieną nenorėdami tenkinate kitų prašymus, per metus susikaupia 91 val., per 10 metų – 114 darbo dienų. Tai pusmetis neapmokamo darbo“. Čia vardan įspūdžio skaičius buvo padaugintas iš dienų kiekio per metus.

Arba priešingai – pavyzdys apie sumažinimą. Automobilių pardavėjai metinę lizingo įmoką padalindavo iš 365 ir reklamoje skelbdavo: „Tik 30 Lt per dieną!“ Žinoma, visi pasiskaičiuos, kas už to slypi. Bet dėmesys – pritrauktas, išlaikyti publikos per prezentaciją (PowerPoint pristatymą, pateiktį) – vienas svarbiausių dalykų.

Litais – seksualiau

Dirbdamas reklamos agentūroje, stebėjau „Focus“ diskusijų grupę. Jauni vilniečiai ten diskutavo apie nuolaidas drabužių parduotuvėse. Jei mažiau negu 20 proc. – jiems visai ne nuolaida. Tas faktas pravertė vėliau. Kai viena prekybos įmonė planavo platinti kuponus su 10 proc. nuolaida vyriškiems kostiumams, patarėme to nedaryti. Kostiumas kainuoja apie 1000 Lt? Gerai, tuomet ant kupono užrašykim: 100 Lt dovana kostiumo pirkėjui! Nauda pinigais – „arčiau kūno“.

Ir 1 proc. gali kandžiotis

Kai skaičiai dideli – ne taip ir sunku. O jei darbuotojus reikia įtikinti, kad broko kiekį privalom sumažinti 1 procentu? Tuoj kas nors burbtels: kam rūpi tas procentėlis… Paklauskime taip manančio: „Buityje jums turbūt nepatiktų ir 1 proc. broko? Sakysim, kalbant apie aprūpinimą elektros energija – 1 proc. broko reikštų, kad be elektros gyventumėte po 14 min. kasdien.“

Kiti būdai skaičiams pabrėžti

  • Nepatrauklaus fakto sumenkinimas greta dar blogesnio („siaubo skaičiaus“).
  • Neįspūdingo skaičiaus perskaičiavimas į kitus dydžius – labiau jaudinančius vaizduotę.
  • Akcentavimas intonacijomis: vien pauze ir loginiu kirčiu įspūdį galima padidinti iki 80 proc.
  • Nebūtinų duomenų atsisakymas: pateiktyje (prezentacijoje, pristatyme) pateikime tik tai, kas tikrai įspūdinga.

Taip pat skaitykite: Prezentacijos su „PowerPoint“: patobulinimai per 30 min.

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

(straipsnis buvo publikuotas dienraštyje „Verslo žinios“ 2010-01-28)

© Berwis / Pixelio nuotrauka

.

Taisyklė „10-20-30″ ir skaidrių kiekis

Koks „PowerPoint“ skaidrių kiekis yra geriausias sėkmingai prezentacijai? Beveik visais atvejis – kuo mažesnis. Kad sutaupytumėte prezentacijos klausytojų laiko (ir nervų), pasinaudokite taisykle „10-20-30″.

JAV profesionaliam investuotojui Guy‘ui Kawasakiui teko išklausyti šimtus verslininkų, per pristatymus giriančių savo įmones. Dauguma jo matytų prezentacijų (pateikčių) buvo visiškas šlamštas: ekrane rodoma po 60 skaidrių apie „netrukus gaunamą patentą“, „pranašumą, jei į rinką įeini pirmas“ arba „bent vieną procentą kinų pirkėjų, kurių pakaktų mūsų naujo produkto atsiperkamumui…“

Ir tuomet G. Kawasakis išrado genialią taisyklę „10/20/30″. Viskas labai paprasta: prezentaciją turi sudaryti ne daugiau negu 10 „PowerPoint“ skaidrių, bendra trukmė ne ilgesnė kaip 20 min., o šrifto dydis kiekvienoje skaidrėje – ne mažesnis negu 30 punktų (beje, jei nepakeitėte savo kompiuterio nustatymų, įsijungus „MS PowerPoint“ programą, pradinis rašomų raidžių dydis automatiškai bus 32, o antraštėse – 44).

Kodėl būtent taip

G. Kawasakio manymu, 10 – optimalus  skaidrių kiekis, nes per vieną verslo susitikimą normalus žmogus nepajėgs įsisavinti daugiau negu 10 jam pristatomų koncepcijų, o verslininkai ir yra palyginti normalūs žmonės. Jis sako, kad jei žmogui per PowerPoint pristatymą nepakanka 10 skaidrių tam, kad paaiškintų apie savo naują įmonę, yra didelė tikimybė, kad jis tos įmonės iš viso neturi.

Taigi, dešimties skaidrių komentavimui prezentacijos metu – 20 min. O kodėl tik 20, jei standartinis verslo susitikimas trunka 60 min.? Atsakymas: kad turėtumėte atsarginių 40 min. savo nešiojamam kompiuteriui sujungti su projektoriumi ir jie netgi ir veiktų! Bet čia juokais… Jei rimčiau – visuomet atsiras žmonių, kurie į jūsų prezentaciją ateis pavėlavę arba turės anksčiau išeiti. Todėl saugiausia pristatymus (PowerPoint pateiktis, prezentacijas) pabaigti per 20 min. ir turėti dar 40 min. – diskusijoms ir atsakymams į publikos klausimus.

Daugumoje G. Kawasakio matytų „PowerPoint“ skaidrių buvo prirašytos 10-ojo dydžio šriftu: prezentacijos autorius prisirašo kuo daugiau teksto ir balsu skaito iš ekrano. Tačiau vos tik pastebėjusi, kad pranešėjas viską skaito paraidžiui, publika akimis tekstą perbėgs greičiau. Štai ir nebesutampa publikos ir pranešėjo tempai. Nepasitenkinimas (atvirai arba mintyse) – garantuotas.

Iš kur tiek daug teksto skaidrėse

Dėl dvejopų priežasčių:

  • kai pranešėjas ne itin gerai išmano savo medžiagą ir užrašų reikia „dėl drąsos“;
  • kai klaidingai manoma: kuo daugiau teksto – tuo solidesnis įspūdis publikai. Visgi klausytojai dažniausiai nebūna kvaili… Juk jeigu kepsnys ne pats geriausias – nepadės net ir gausiai barstoma druska…

Skaidrėse rašykite ne mažesniu negu 30-ojo dydžio šriftu – jūsų „PowerPoint“ prezentacija tik pagerės, nes norom nenorom turėsite atsirinkti svarbiausius dalykus. Kitkas tiesiog netilps skaidrėje.

Taip pat skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Ernst Rose / Pixelio nuotrauka

Jei prezentacijos klausysis vadovai

Daugumos vadovų dienotvarkė perkrauta, jie turi mažai laiko, yra nekantrūs ir neatidūs klausytojai… Šito nepakeisite. Tačiau rengdami prezentaciją būtent vadovams, galite į tai atsižvelgti.

Pasvarstykite, ar galėtumėte savo prezentaciją (Power Point pristatymą, pateiktį) sustiprinti štai tokiais privalumais:

  • Prezentacijos tikslas turi būti aiškus (vadovai susierzins, jei po prezentacijos liks neaišku: „O ką man tuo norėjo pasakyti?“).
  • Jei naudojate projektorių, neskubėkite ant stalo išdėlioti atspausdintos dalomosios medžiagos – rizikuotumėte, nes tekstą greitai permes akimis ir nervinsis: kurių galų mums balsu skaito tai, ką patys jau perskaitėme.
  • Prezentacijos temą susiekite su įmonės marketingo komunikacijos kryptimi (pvz. mes esame inovacijų lyderiai), naujausia rinkos situacija (pvz., paaštrėjo konkurencija ir krito kainos), aktualia problema (tarkim, dėl šalčių sumažėjo kino žiūrovų) ar kitu dalyku, kuris aktualus vadovui.
  • Informaciją padalinkite į logiškus struktūrinius blokus.
  • Geriausia, jei informacinių blokų eilės tvarka – manevringa ir ją galima keisti, atsižvelgiant į situaciją (tarkim, jei dėl laiko stokos tektų sutrumpinti prezentaciją arba peršokant pradėti nuo kito punkto).
  • Prezentacijoje visada tiks paprastas pasakojimas arba ryškus pavyzdys, kurį lengva įsiminti ir perpasakoti kitiems (labai galimas daiktas, kad jūsų prezentacijos esmę vadovas vėliau perpasakos pavaldiniams arba partneriams).
  • Kontroliuokite savo žodyną: vadovai, kaip ir visi žmonės, labiau nori, kad būtų kalbama apie jų reikalus, o ne jūsų (pvz., prezentacijos įžangai geriau tiks sakinys „Šio susitikimo tikslas – įvertinti naują galimybę JŪSŲ įmonei…“, bet ne „Šiandien AŠ labai norėčiau papasakoti…“).

Apibendrinant: vadovams skirtą prezentaciją planuokite pagal formulę „Trumpai, aiškiai, manevringai„. Negailestingai sutrumpinkite prezentaciją iki 5 min. – visą kitą paaiškinsite klausimų-atsakymų dalyje.

Apie trumpos prezentacijos pranašumą skaitykite: Prezentacijos pranašumas – trukmė

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Konstantin Gastmann / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos pranašumas – trukmė

Kartą susimąsčiau: ką patarčiau, jei savo gero draugo prezentacijai patobulinti turėčiau tik 1 minutę? Duočiau jam 3 patarimus. Vienas jų – šiame straipsnyje.

Per 10 pastarųjų metų nesu girdėjęs ką nors piktinantis, kad prezentacija (PowerPoint pristatymas, pateiktis) užtruko per trumpai. Priešingai. Dažniausiai prezentacija būna per ilga.

Kai klausytojai informaciją priima ausimis (ne akimis), pirmoji dėmesio krizė pasiekiama vidutiniškai 3-iąją pristatymo minutę. Tą akimirką auditorijos mintys nejučia atitrūksta nuo prezentacijos arba mažų mažiausiai dėmesys susilpnėja (neatsitiktinai Vakaruose komercinės radijo stotys tarp dainų kalba ne ilgiau kaip 2 min. 30 sek.). Blogiausia, kad standartinis pristatymas ar prezentacija trunka gerokai ilgiau – ir pusvalandį, ir valandą…

Pagal JAV verslo autoriteto Guy‘aus Kawasakio taisyklę „10-20-30″ gera prezentacija turėtų trukti ne ilgiau kaip 20 min. Vertingas patarimas prezentacijų (pateikčių) rengėjams. Tačiau didėjant gyvenimo tempui ir informacijos perkrovai, šis trukmės limitas jau per švelnus. Ypač tais atvejais, kai prezentacija skirta aukščiausio lygio vadovams (jų laikas – brangiausias resursas). Arba konkursinėje situacijoje – kai vienas po kito publikai pristatymus rengia keletas konkurentų.

Pranašumo formulė: patrigubinkite

Taigi, patarimas norintiems sublizgėti tarp konkurentų: jūsų prezentacija (pristatymas) turi būti trigubai trumpesnė negu kitų, ir į ją reikia investuoti trigubai daugiau laiko (idealiu atveju – dešimteriopai daugiau, nes į 1 val. sėkmingos prezentacijos paprastai investuojama 10-90 val. pasiruošimo).

Šiame patarime slypi triguba nauda: trumpesnė prezentacija mažiau vargins klausytojus. Ją lengviau įsimins. Trečioji nauda – dar didesnė: siekdami sutrumpinti prezentaciją, patys norom nenorom turėsite atlikti du nelengvus, bet visada atsiperkančius žygdarbius:

  1. sugrupuoti informaciją į pirmaeilę ir antraeilę (pastarosios geriausia iš viso atsisakyti);
  2. susisteminti pirmaeilę informaciją pagal aiškią logiką – kad viską būtų galima išdėstyti ne daugiau negu 3-5 esminiais punktais.

Gerai susisteminta informacija publikai siunčia pranešimą „tarp eilučių“ – prezentacijos autorius yra disciplinuotas, kompetentingas ir gerai pasirengęs.

Drąsiausiems – „5 min. principas“

O dabar tas pat patarimas – kitaip. Tiems, kas turi daugiau patirties su prezentacijomis (pateiktimis, pristatymais). Arba tiems, kam reikia maksimalaus efekto. Sutalpinkite esmę į 5 minutes, o visa kita serviruokite „pagal apetitą“. Numanau pirmąją jūsų reakciją: juk netilps kokių 80-90 proc. informacijos? Ką su ja daryti?

Išnaudoti! Tik ne informacinėje prezentacijos dalyje, o po pirmųjų 5 minučių pasiteiraujant publikos – kokių bus klausimų. Jei klausimų neatsiranda, galima pačiam kelti retorinius klausimus. Nes į šalį atidėję 80-90 proc. informacijos, turėsite gerą įdirbį ir didelį atsargų bagažą.

Su šia tema susijęs straipsnis:

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida)

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Maren Be-ler / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos pagal „Šešių K metodą“

Taip atsitikti gali kiekvienam. Prezentacija – jau rytoj. Susirinkime, konferencijoje ar susitikime su verslo partneriais. Ruoštis iki šiol nebuvo laiko, todėl paskutinę minutę turim sugalvoti, kaip čia pristačius idėją, siūlomą sprendimą ar situaciją rinkoje… Tokiu atveju praverčia žaibiškų prezentacijų metodai. Vienas jų – „Šešių K metodas“.

  

Šis metodas už mus neparengs prezentacijos turinio – teks patiems pešti „iš lubų“. Tačiau turėsime aiškią struktūrą, o geras susisteminimas klausytojams visuomet sudaro įspūdį, kad kalbėtojas – kompetentingas.

Tiesa, būtent šis žaibiškas prezentacijų rengimo metodas turi trūkumą: jį nėra lengvą įsiminti taip, kad galėtume spontaniškai pakartoti „net pažadinus vidury nakties“. Išeitis – atsispausdinti ir turėti po ranka. Bet kuriuo atveju, jis naudingas kaip vienas iš įrankių – vardan įvairovės.

Taigi, iš eilės. Du raide „K“ prasidedantys klausimai – įžangai, trys „K“ – prezentacijos esmei, ir viena „K“ – pabaigai.

 

Dvi „K“

  • Kas mes. Trumpai prisistatykime (jei mūsų pavardę ir pareigas klausytojai jau ir taip žino – praneškime, kuo mes susiję su tema, projektu ar aptariama sritimi).
  • Kur mes. Supažindiname su situacija, problema ar tema (kuo trumpesnė santrauka – įvadas koncentruotai).

  

Trys „K“

  • Kryptys. Ką dar reikia atlikti, kad projektas pavyktų (arba problema būtų išspręsta, sumanymas realizuotas, ką patartume susijusiems su šiuo reikalu ir pan.
  • Kliūtys, kurias reiks įveikti rezultatui pasiekti: ką dar reikia nuveikti ar kokius klausimus išspręsti, kas mus neramina arba kam nepritariam, ką darytume kitaip.
  • Kokie laimėjimai: kas jau pavyko, kiek nuveikta, ką iš dalyvių verta pagirti.

 

Viena „K“

  • Kokia išvada: ką dabar svarbiausia daryti arba kokia mums nauda (patirtis) iš šio atvejo, kaip galima apibendrinti diskusiją arba ką šiuo susitikimu vieningai sutarėme, koks teisingiausias receptas ir t. t.

 

Apie kitą žaibišką prezentacijos parengimo metodą skaitykite:

Prezentacija – kaip vakarienė

 

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas  Kontaktai  

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

        Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        © R.B. / Pixelio nuotrauka

Prezentacijos su „PowerPoint“: patobulinimai per 30 min.

 

 

Kai norisi greitai užkąsti, tinka ir pieniškos dešrelės. Kai vaišini svarbius svečius – paskiri daugiau laiko kepsniui arba ieškai restorano profesionalų. Lygiai taip pat ir su prezentacijomis (arba naujas terminas pateiktis): jeigu ryt bus tik dar vieno eilinio projekto pristatymas, per valandą pasiruošiame „PowerPointo“ pateikties skaidrių rinkinį. Kai rengiame atsakingą idėjų pristatymą – skiriame pasiruošimui kelias dienas arba ieškome prezentacijų konsultanto (Kontaktai), kuris pasiūlytų profesionalios pagalbos.

Garantuotos kokybės prezentacijoms nepakanka vien kosmetiškai patobulinti „PowerPointo“ skaidres – patys paprasčiausi triukai neveikia. Naudojami galingesni įrankiai.

Tačiau tais atvejais, kai norite greitai ir lengvai optimizuoti jau paruoštą „PowerPointo“ prezentaciją (PowerPoint pateiktį ar pristatymą Power Point), pravers šie patarimai:

  • Kuo mažiau informacijos, tuo greičiau ji suvokiama. Skaidrėje – ne daugiau 4 teksto eilučių ir 4 žodžių eilutėje (taisyklė „4 x 4″).
  • Vienoje skaidrėje – tik viena mintis. Kitaip auditorija pradeda atsirinkinėti vertingiausius teiginius, nebeišlaiko dėmesio ir greičiau pavargsta.
  • Antraštinės frazės skaidrėse tinka labiau negu ištisi sakiniai. Nereikia sienlaikraščio – jis susiurbtų visą dėmesį. Svarbiausias – kalbėtojas, bet ne vaizdas ekrane.
  • Tyrimais išaiškinta, kad rašybos klaidas auditorija vertina kaip kompetencijos stoką, o ne neatidumo požymį. Jeigu nemėgstate medžioti korektūros klaidų, turėkite parengę šmaikštų atsakymą tiems, kas aptiks klaidas ekrane.
  • Venkite sunkių tarptautinių žodžių ir siauros specializacijos profesinių terminų (nustatyta, kad po nesuprantamo termino klausytojai 20-40 sek. nebegirdi ir tyliai piktinasi, o vėliau susidomėjimas nebepakyla iki buvusio lygio).
  • Auditorijai reikia laiko įsižiūrėti į skaidres – nekeiskite jų dažniau negu kas 20 sek. Vien nesudėtingam paveikslėliui suvokti reikia 7 sek. Pakeitėte skaidrę – poros sekundžių pauzė, ir tik po to kalbėkite toliau.
  • Per prezentaciją stovėkite dešiniau ekrano (žiūrint iš auditorijos pusės). Europiečių smegenys veikia taip, kad žiūrovui patogiausia akimis judėti iš kairės į dešinę – pirma žvilgsnis į ekraną, tada į jus (svarbiausias per prezentaciją – ne ekranas, bet pranešėjas). Jeigu būsite toliau nuo ekrano, auditorijai savo dėmesį teks dalinti – pusę jums, pusę – ekranui.
  • Prezentacijos skaidrės turi būti įžiūrimos net toliausiai sėdintiems. Jei ekrano ir patalpos dydžio nežinote iš anksto, saugiausia prezentacijos (pateikties) skaidrių antraštėms parinkti 44-ojo, tekstui – 32-ojo dydžio šriftą.
  • Visiškai avariniam atvejui turėkite atspausdintų skaidrių rinkinį popieriuje – turėdami „špargalkę“, jausitės saugiau (pasitaiko, kad perdega projektorius lempos, dingsta elektra ir pan.).

Apie pasaulinių autoritetų požiūrius į „PowerPointo“ prezentacijos (PowerPoint pateikties arba PowerPoint pristatymo) reanimavimo galimybes skaitykite straipsnyje PowerPoint“ skaidrės: 3 požiūriai„.

 

    Prezentacijų konsultantas (pateikčių konsultantasArturas Laskauskas     

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

       Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        © Freni / Pixelio nuotrauka

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (penkta klaida – dažniausia)

 

 (Čia straipsnio tęsinys, pirmas 4 dalis skaitykite:

Prezentacijų klaidos: TOP-5

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (antra dalis)

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (trečia klaida – esminė)

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida)

 

 

 5-OJI KLAIDA:

Prezentuojamas vienintelis sprendimo variantas

Viena prestižinė odontologijos klinika kreipėsi į mane kaip prezentacijų konsultantą, kad įvertinčiau jų „PowerPoint“ prezentaciją. Tos prezentacijos (pateikties) pagrindinė mintis buvo tokia: jeigu dantis valysite mūsų pardavinėjamais pažangiausiais dantų šepetukais „Tokiais ir tokiais“, bėdų su dantimis turėsite dvigubai rečiau ir gydymui išleisite mažiau. „Mes patys kažkaip jaučiame, kad šitoks pristatymas gali sukelti atmetimo reakciją – labai jau tiesmukiška konkretaus produkto reklama“, – sakė man medikai. Nagrinėdamas situaciją, atradau, kad mano klientų siūlomas dantų šepetukas – ne vienintelis rinkoje. Yra konkurentų, tačiau būtent šis – geriausias pagal kainos-kokybės santykį ir turi kitų stiprių pranašumų. Prezentaciją pakeitėme. Dabar jos esmė: mes padėsime mažiau išleisti dantų gydymui; yra tokių ir tokių dantų šepetukų, kurie teikia tokią ir tokią naudą, kainuoja tiek ir tiek. Kaip ekspertai rekomenduojame atkreipti dėmesį į būtent šio šepetuko privalumus.

Jei prezentacijos (pristatymo, naudojant „PowerPoint“) metu pasiūlome vienintelį sprendimo variantą, rizikuojame. Esame lengviau pažeidžiami. Kitą vertus, savo klausytojus tarsi pakviečiame apsispręsti: UŽ mūsų pasiūlymą ar PRIEŠ.

Žmogaus suvokimas yra paremtas santykiu: mes suvokiame dalykus, tik lygindami su kitais dalykais ir atrasdami skirtumus. Nėra savaime „geros kokybės“. Gerą kokybę atpažįstame tik lygindami su geresne arba blogesne (pvz., įdomiau negu…, skaniau negu…). Pati savaime neegzistuoja ir „didelė kaina“ – vėl viską lemia kontekstas, kuriame kaina suvokiama. Šią „kontrastų techniką“ galime išnaudoti pateikties metu:  kai pristatome ne 1, bet 2-3 sprendimo ar idėjos variantus, koreguojame vertinimo kriterijus klausytojų galvose. Užuot svarstę „patinka man ar nepatinka“, klientai vertins: „kuris variantas man labiau patinka“.

 

Patarimas: leiskite pasirinkti, o sprendimą įterpkite strategiškai

  • Palikite pateikties (prezentacijos) auditorijai pasirinkimo džiaugsmą.
  • Pristatydami 2-3 alternatyvas, klausytojų dėmesį sukoncentruosite ties variantų palyginimais ir atitrauksite nuo pavojingesnio pasirinkimo „pirkti ar nepirkti?“.
  • Jei siūlote 3 variantus, jų eilės tvarka galėtų būti tokia: pirmiausia labai maksimalistiškas/kokybiškas/brangiausias, po to vidutinis (neretai ir optimalus), pateikties pabaigoje – greičiausias/mažiau efektyvus/pigiausias. Daugybė žmonių paprastai renkasi ne brangiausią ir ne pigiausią sprendimą.
  • Krizės laikais galima pradėti nuo liesesnio „krizinio“ varianto. Po to pristatomas mūsų manymu geriausias, tačiau brangesnis sprendimas. Prezentacijos pabaigoje – kaip sprendimas atrodytų idealiu atveju (prireiktų didžiausių kaštų). Ne tik akcentuokite, kad suprantate kliento situaciją krizės laikais, bet ir pabrėžkite, kiek pastangų įdėjote, ieškodami klientui taupiausio sprendimo.
  • Jei vienam iš pristatymo siūlomų variantų teikiate pirmenybę, palikite jį  pabaigai. Pristatydami geriausią variantą, prezentacijos metu akcentuokite vien jo privalumus, o kalbėdami apie kitus du variantus – atkreipkite dėmesį ir į privalumus, ir trūkumus.

 

 

 

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas  Kontaktai  

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

        Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        Grace Winter / Pixelio nuotrauka

 

 

 

 

 

Garantuotos prezentacijos: publika nesnaus

Ar sugebėsime prezentacijos (pateikties, pristatymo) metu prikaustyti publikos dėmesį? Čia daug priklauso nuo to, ar pavyks įtraukti klausytojus – kad jie būtų ne pasyvūs monologo stebėtojai (vienos krypties komunikacija), bet aktyvūs dalyviai (dviejų krypčių komunikacija). Štai keletas paprasčiausių galimybių publikos išjudinimui: 

 

  • Užduokime klausimų arba surenkime labai trumpą dalyvių apklausą („Pakelkite ranką, kas dar nesate užsiregistravę interneto socialiniuose tinkluose, pvz., Facebook?“). Svarbu: klausimai turi būti kompaktiški – ne daugiau 2 sakinių.

 

  • Stebinkime staigmenomis ir nekartokime tų pačių arba panašių retorinių klausimų. Išimtis: jei specialiai esame sumanę prezentacijos pradžioje ir pabaigoje pateikti tą patį klausimą (pvz., per mokymus viešųjų ryšių specialistams kartais paklausiu: „Kas nebijote duoti interviu žurnalistams?“ ir jei pasitaiko 1-2 nebijantys, prie to paties klausimo grįžtame ir pabaigoje – pasitikrinimui, kiek pasikeitė požiūriai).

 

  • Pasiteiraukime: gal bus klausimų iš publikos. Tik atsargiai – neretai pasitaiko „gudručių“, keistuolių arba plepių – jie gali nuklysti į pievas ir išbalansuoti visą jūsų prezentacijos dramaturgiją (reiks stabdyti diskusijas ir grįžti prie pagrindinės temos). Svarbu:net ir tokiais atvejais išlikti mandagiems ir neprarasti pusiausvyros.

 

  • Jei  patalpoje, kur rengiame prezentaciją, nėra mikrofono publikos klausimams, garsiai pakartokime mums užduodamus klausimus. Kitu atveju klausytojai susierzins, jei vienas klausinėja, kitas atsakinėja, o visi likusieji neišgirsta diskusijos turinio.

 

  • Pagalvokime iš anksto: kada ir kaip pasieksime, kad publika pajudėtų. Pvz., pakvieskime visus atsistoti ir prieiti prie gretimo stalo, kur parengtas koks nors demonstracinis daiktas ir ką nors toje vietoje paaiškinę ar parodę, leiskime prezentacijos klausytojams vėl grįžti į savo vietas.

 

  • Pasitelkime padėjėją iš publikos: kad minutėlei palaikytų mūsų paduotą demonstracinį daiktą, ką nors patikrintų ar kt. (tik užduotis turi būti akivaizdžiai lengva ir nesukelti žmonėms įtarimų, kad vieną iš jų pastatysime į keblią padėtį).

 

  • Niekada nepradėkime prezentacijos (pristatymo), kol publika šurmuliuoja. Verčiau padaryti reikšminę pauzę, kol dauguma pastebės, kad jau ketiname kalbėti. Veikia ir kiti du patikrinti būdai: iškeliame rankoje su tema susijusį daiktą ir palūkėjame, kol publika susidomės. Arba demonstracinėje lentoje tylomis pradedame piešti ką nors ne iškart iššifruojamo – žmonės iš smalsumo nutyla.

 

Beje, ne visada verta skatinti, kad pateikties (prezentacijos, pristatymo) metu publika fiziškai pajudėtų – daug kas priklauso nuo klausytojų skaičiaus. Kai prezentaciją rengiame trims ar penkiems žmonėms, įtraukime juos į „dienotvarkės formavimą“ (pasiteiraukime nuomonės ir būkim pasiruošę pagal dalyvių pageidavimus sukeisti prezentacijos komponentų eiliškumą, pvz., „Siūlau pradėtii nuo mūsų atlikto tyrimo metodikos pristatymo, po to būtų tyrimo išvada ir pabaigoje – mūsų rekomendacija. Ar priimtina tokia eilės tvarka, ar norėtumėte taupydami laiką iškart pradėti nuo tyrimo išvadų?“). Kai klausytojų turime kelias dešimtis ar daugiau – geriau ne klausti nuomonės, bet paraginti pakelti rankas (atsakant į klausimą ar pan.). Žodžiu, „judinkime“ didesnes auditorijas.

 

Apie sėkmingus ir nesėkmingus publikos įtraukimo pavyzdžius pateikčių (pristatytmų) metu – skaitykite, paspaudę čia:

Garantuotos kokybės prezentacija: receptai (1).

 

 

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas  Kontaktai  

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

        Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        © Stephanie Hofschlaeger / Pixelio nuotrauka

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida)

(Čia straipsnio tęsinys, pirmas tris dalis skaitykite:

Prezentacijų klaidos: TOP-5

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (antra dalis)

 Prezentacijų klaidos: TOP-5 (trečia klaida – esminė)

 

4-oji klaida:

Sprendimas prezentuojamas pernelyg „sąžiningai“

 

Viename kopijavimo aparatų prekybos salone šnekučiuojuosi su verslo partneriais: gen. direktoriumi ir komercijos direktoriumi. Salone pasirodo vienišas klientas. Kažkodėl nėra pardavėjo, todėl pirmasis įmonės asmuo antakio judesiu parodo komercijos direktoriui – nueik pas jį, pakonsultuok. Tas nueina. Po poros sekundžių grįžta. „Tai ko tu jį paleidai taip greitai?“ – susierzinęs klausia vadovas. „O ką jam galėjau pasiūlyti? Šią savaitę gi salone nieko gero neturim…“ Liguisto sąžiningumo priepuolis ar neprofesionalumas?

Daugumai dalykiškų žmonių (pvz., technikų, inžinierių, gamybininkų ar kitų specialistų) panašiose situacijose sunku: jie visiškai nenori nei „daryti šou“, nei „išpūsti“ savo produktų, idėjų, pasiūlymų. Tokiems konkretiems žmonėms ir per prezentacijas (PowerPoint pristatymus) atrodo, kad jei pasiūlymas geras – jis kalbės pats už save. Jiems norisi būti sąžiningais – prezentacijos (pateikties) klausytojams privalu pranešti ir apie pristatomo dalyko trūkumus, problemas. Arba visas detales net iki „penktojo skaičiaus po kablelio“, kuris rūpi tik siauriausiam specialistų ratui.

„Na, šitas tris skaidres rodysiu labai trumpai, jos nelabai man patinka, o ir nesvarbios“, – kartą pasakė bičiulis, rodydamas savo „PowerPointo“ prezentaciją. Klausimas: kodėl jų dar neišmetei, jei ir pats nepatenkintas?

Auditorija susirenka ne tam, kad išgirstų, kas pranešėjui nesiseka ar kelia abejonių. Verslas nemėgsta klausytis apie problemas – pakanka savų. Žmonės laukia kitko – pasiūlymų ir sprendimų. Nušlifuotų, atrinktų, apgalvotų. Ir patraukliai supakuotų!

 

Patarimas: mažiau nebūtinų dalykų, daugiau emocijų

Žmogaus smegenys nemėgsta smulkmenų sąvartyno. Nemėgsta abstrakčių teiginių. Mėgsta įdomius pasakojimus.

Kadaise dirbau kūrybinėje reklamos agentūroje, kurios vadovas per prezentacijas (beje, dabar jos jau vadinamos pateiktimis) pasakodavo: „Vieną dieną mūsų vairuotojas pamatė niekaip nebaigiamą reklaminio plakato eskizą, kur trūko tik šmaikščios antraštės. Eskize šalia viskio butelio škotų muzikantas pūtė dūdmaišį. Vairuotojas ir pasakė: „O! Škotas „įkalė“ viskio ir pučia į dūzgiantį alkotesterį?“ Idėją pardavėme viskio gamintojui ir laimėjome prizą reklamos festivalyje…“ Šitaip efektyviau negu sausai pasakyti: „Mūsų reklamos agentūroje visi žmonės labai kūrybiški„. Ar ne?

Per prezentaciją papasakokite apie netikėtus atradimus, komiškas situacijas ar paradoksus – tik visuomet taip, kad įmonę ir save patį pavaizduotumėte palankioje šviesoje. Labai gerai, jei tuo pačiu pasiseks pabrėžti:

  • kiek patirties ir žinių sudėta rengiant pasiūlymą;
  • kiek daug investuota į sprendimo paieškas;
  • kokie stipriausi ekspertai buvo įtraukti;
  • ką siūlote tik jūs ir niekas kitas;
  • ką atlikote, tikrindami pasiūlymo tinkamumą.

Beje, dėl paskutinio punkto. Vienam vokiškos elektronikos tiekėjui padėjau rengtis svarbiam susitikimui. Po konsultacijų atėjo lemiama prezentacijos diena. Mano klientas savo potencialiam užsakovui nebesakė sausai ir abstrakčiai: „Mūsų elektroninis prietaisas yra apsaugotas nuo vagystės“. Ne. Vietoj to prezentacijos pabaigoje suvyniojo demonstracinį gaminio pavyzdį į aliuminio folijos ritinį, tada dar užmetė striukę ir parodė, kas nutinka, kai gudraujantis vagišius bando „apgauti“ elektroninius vartus. Pasigirdo aliarmo signalas. Galvos linksėjimas – potencialus užsakovas patenkintas. Jam visai nebūtina žinoti, kad ši demonstracija vakar buvo repetuota ištisas valandas. Ir kad besibandant sudegė akumuliatorius, o pakaitalo naktį ieškota 100 km spinduliu, kol technines bėdas pavyko išspręsti tik paryčiui…

 

 Taip pat skaitykite:

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas  Kontaktai  

 

        © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

        Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

 

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (trečia klaida – esminė)

  

Vienintelės įtikinimo priemonės naudojimas – labiausiai paplitusi ir principinė prezentacijų (PowerPoint pristatymų) klaida. Beje, čia straipsnio tęsinys, pirmas dvi dalis skaitykite:

Prezentacijų klaidos: TOP-5

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (antra dalis)

 

3-oji klaida

„Svarbiausia – gražios PowerPointo pristatymo skaidrės…“

 

Pranešėjas klausytojams padalina po 2 šiaudelius. Paprašo įsikišti juos į burną, dviem pirštais užsispausti nosį. Tada keletą kartų įkvėpti ir iškvėpti tik per šiaudelius. Po to pritūpti ir atsistoti – tebekvėpuojant per šiaudelius. „Šitaip kasdien jaučiasi žmogus, sergantis astma“ – sako prezentatorius. Tai prezentacija iš vienos medikų ir farmacininkų konferencijos apie astmos problemas ir gydymą. Ar „PowerPointo“ skaidrėmis klausytojams būtų perteiktas bent trečdalis įspūdžio?..

Ir visiškai kitoks pavyzdys. Neseniai vienoje metinėje specialistų konferencijoje 300 žmonių sėdėjo priešais ekraną, kuriame rodė tekstines skaidres: ant pilko fono – 7 pastraipos po 5-10 eilučių. Paskutinėje žiūrovų eilėje buvo paprasčiausiai neįmanoma įskaityti smulkaus šrifto. Nelabai kas ir beskaitė…

Kad „PowerPointo“ prezentacijos (arba naujesnis terminas – pateiktys) „nebeveža“, prieš publiką bent keletą kartų stovėję pranešėjai patyrė savo kailiu. Jie intuityviai ieško kažko tokio… Na, tokio… Turiu visiškai naują įdomų atvejį – būtent apie tai. Vienos tarptautinės alaus gamyklos rinkodaros ekspertas (dirbantis ne Lietuvoje) kreipiasi į mane, norėdamas pasikonsultuoti dėl svarbios prezentacijos (pateikties). Trumpai tariant, šis talentingas žmogus nori parengti nestandartinę prezentaciją. Įdomesnę ir įspūdingesnę, nes klausysis svarbūs žmonės. Ištrauka iš jo atsiųsto el. laiško: „Pristatysiu rinkos analizę. Prezentaciją sudarys 10 skaidrių. Pridėjau visokių juokingų nuotraukų, bet, tikiuosi, tai bus naujovė: nutariau naudoti… pirštų prezentaciją – esmė bus rodoma su pirštais. Pvz., iliustruojant teiginį „50% geria alų“ – skaidrėje rodoma 1 ranka arba 5 pirštai. Kai kalbėsiu apie 5 segmentus, 4 pagrindinius gamintojus, 3 prekės ženklus ir vieną esminį faktą – vėl viskas akcentuojama pirštais. Kokios rekomendacijos? Gal krepšinio teisėju persirengti?“

Žiūrėkit: paskutiniame klausime intuityviai išreikšta tai, kas įrodyta ir tyrimais. Projektorius ir ekranas su skaidrėmis – nėra pati įspūdingiausia priemonė. Kai prezentacija atsakinga – norisi dar ko nors sudominančio (pvz., specialios aprangos, netikėto motyvo ar kt.). Beje, ką patariau tam kolegai vietoj „PowerPointo“ prezentacijos ir kas suveikė užtikrintai – parašysiu kituose straipsniuose.

Mes kiekvienas esame matę daugybę „PowerPointo“ prezentacijų. Tačiau kiek prisimename tokių, kurios buvo pritrenkiančios? Paprastai prezentacijos būna sėkmingos ne todėl, kad pranešėjas ekrane rodė skaidres. Devyniais iš dešimties atveju projekcija prietemoje nužudo susidomėjimą, atbukina dėmesį ir sunaikina įtaigos jėgą… O juk geroje prezentacijoje turėtume ne vardinti esminius teiginius skaidrėse, bet parodyti ir įrodyti – kodėl mūsų siūlomas sprendimas yra naudingas auditorijai.

 

Kodėl „PowerPointo“ skaidrės neefektyvios? Skaitykite: „Powerpointo“ eros pabaiga.

 

Patarimas: nepamirškite alternatyvių įtaigos priemonių

Yra daugybė priemonių, kuriomis žmonės naudojosi iki 1987 m. (kai „Microsoft“ iš dviejų vyrukų nusipirko „PowerPointo“ programą). Ir naudojasi XXI amžiuje. Apie keletą pačių paprasčiausių iš jų skaitykite:

Alternatyvos „PowerPointui“: 10 idėjų

Toliau apie pagrindines prezentacijų klaidas skaitykite:

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida) 

 

 

Prezentacijų konsultantas (pateikčių, pristatymų konsultantasArturas Laskauskas  Kontaktai 

         © Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

        Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

        Wasianed / Flickr nuotrauka