El. laiško sėkmės formulė

Kaip parašyti veiksmingą verslo elektroninį laišką?

Trumpai tariant, gero dalykinio elektroninio laiško receptas toks:

trumpai – aiškiai – draugiškai.

Pirmiausia venkime ilgų varginančių tekstų – suryja daug jėgų (ir skaitant, ir rašant). Išmeskime viską, kas nebūtina (gerai sakė A. de Saint-Exupéry: „Geras ne tas tekstas, prie kurio nebėra ką pridurti, bet tas, iš kurio nebėra ką išmesti”). Kritiškiau patikrinę bet kurį savo elektroninį laišką, nustebtumėte – kiek daug galima išbraukti (jei nerandate patys, pasitelkite pagalbininkų – visada lengviau trumpinti svetimą kūrybą). Beveik visada verta atsisakyti štai ko:

– ištęsta įžanga;

– nebūtini žodeliai (pvz., vietoj „šiek tiek sunkiau” – „sunkiau”);

– viskas, kas savaime suprantama (pvz., „niekam ne paslaptis, kad krizės laikotarpiu visi siekia taupyti,    mažiau išlaidžiauti, pirkti kuo pigiau…”);

– painūs šalutiniai prijungiamieji sakiniai (pvz., „tuo pačiu norėtume pristatyti savo inovatyvų produktą, kuris, skirtingai nuo kitų analogų, būdamas išskirtinis, tuo pačiu pasižymi tokiais bruožais, kaip ekonomiškumas, ypač aktualus nūdienai, taip pat atsiperkamumas, ką galima pagrįsti tokiais pavyzdžiais, kaip antai…”) .

Kuo trumpiau

Bet kurį laišką prieš siunčiant verta patrumpinti. Tik nepersistengiant – jei liks vien žodžių santrumpos ir telegraminis stilius, skaitytojas matys, kad laiškui neskyrėte daug laiko (jis nesvarbus?).

Trumpinti galima kitaip: vienam laiškui paliekant tik vieną ar du tikslus. Jei vienu laišku sieksime daugelio tikslų (arba gauti atsakymus į daugelį klausimų) – didėja rizika, kad dauguma jų paprasčiausiai „liks ant ledo”.

Tiesiai į dešimtuką

Kai rašome elektroninį laišką darbo reikalais, be abejo, turime konkretų tikslą. Tad ir nevyniokim į vatą – eikim iškart prie reikalo! Aiškiai išreikškime, ko norime, arba ką siūlome. Venkime santrumpų, tarptautinių žodžių, siauro profesinio žargono, rašykime kuo aiškiau arba susitaikykime, kad skaitytojai mus anksčiau ar vėliau nubaus už tai, kad jie buvo priversti pasijusti nesuprantančiais (tarkim, reklamos agentūros dažnai mėgaujasi „kleimais“, „bryfais“ arba „taimingais“, kurių betgi dažnai nesupranta jų klientai; vieno GSM operatoriaus vidiniame posėdyje negalėjau atspėti, ką reiškia jų vartojama santrumpa „SPŽ“ – elektroniniuose laiškuose panašius dalykus galime naudoti tik siekdami neigiamo rezultato).

Parašius laišką, pirmas klausimas turėtų būti: ar supras, ko noriu? Jei sunku pačiam įvertinti, pasitelkime šviežią kolegos žvilgsnį.

Komfortiškas formatavimas

Kiekvienas skaitytojas džiaugsis kompaktiškomis pastraipomis, svarbiausių vietų paryškinimais storesniu šriftu ir kitomis optinėmis priemonėmis.

Beje, sunkiau įsisavinamos yra tos laiško eilutės, kurios ilgesnės negu 70 ženklų.

Punktų išvardinimas ir numeravimas – kur kas geriau, negu ilgiausi sakiniai.

Kuo ilgesnis laiško tekstas, tuo daugiau reiktų investuoti į jo struktūros lengvumą.

Naujasis draugiškumas

Su nepažįstamais adresatais – mandagiau ir santūriau, su pažįstamais – drąsiau. Kiekvienas mėgsta, kai į jį kreipiasi ne anonimiškai, bet vardu ir/ar pavarde (ir ne tik laiško pradžioje). Visiems patinka skaityti „ačiū“ ir „prašom“. Beje, skaitytojas gaus vien negyvas raides, nematys mūsų gestų ir mimikos, negirdės intonacijų, todėl įmanomi nesusipratimai – pasitikrinkime, ar kuris nors sakinys negali pasirodyti ironiškas arba kategoriškas.

Net jei tenka rašyti kritišką, priekaištaujantį ar konfliktą sprendžiantį elektroninį laišką, turėkime omeny, kad jį skaitytojas gali rodyti arba persiųsti kitiems – neprisidarykime bėdos emocingais pareiškimais (arba keiksmažodžiais, ko, kaip nekeista, teko matyti verslo korespondencijoje; dar daugiau, žinau atvejį, kai potencialus darbdavys pasiteiravo apie vadybininką iš kitos firmos ir gavo išsaugotą seną elektroninį laišką su necenzūrine leksika – dėl vieno laiško to žmogaus paprasčiausiai nebepakvietė į gerai apmokamą darbą).

Nauda skaitytojui

Adresatas gali turėti mažai laiko mūsų laiško skaitymui ir jau po pirmų sakinių siųsti jį šiukšlių dėžėn (pažįstu vadybininkų, kurie per dieną gauna ir po 80, ir po 150 elektroninių laiškų). Ką nors siūlome elektroniniu laišku? Pagalvokime, kaip patraukliau suformuluoti pasiūlymo naudą skaitytojui. Jei prieš akis turėsim tik savo interesus, nebūtinai mūsų laiškas pasieks tikslą.

Korektūrą sugalvojo ne bailiai

Ką pagalvojate, kai gaunate laišką su gausybe rašybos klaidų? Taip taip… Apklausos rodo tą patį – gramatines klaidas žmonės laiko ne kalbos neišmanymu, bet profesinės kompetencijos stoka. Patarimas paprastas: parašius, verta perskaityti ir pataisyti klaidas. Jų tikrai bus likę.

Arturas Laskauskas

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltiinį: www.prezentavimas.lt

© www.tiptopdruck.de  / pixelio iliustracija

Vienas atsakymas į “El. laiško sėkmės formulė”

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *