Atsakymai į „Kauno dienos“ skaitytojų klausimus apie geras prezentacijas

Sausio 25 d. buvau pakviestas į „Kauno dienos“ redakciją (rubrika „Portalo svečias“) ir atsakiau į skaitytojams rūpinčius klausimus apie tai, kaip parengti gerą prezentaciją.

Kai kuriuos įdomiausius klausimus ir atsakymus mielai pristatau ir Jums.

„Kauno dienos“ klausimas: kokias didžiausias klaidas daro dauguma prezentacijų autorių?

Pirmoji iš 3 didžiųjų klaidų: PER MAŽAI LAIKO skiriama pasiruošimui. Antroji: kai pranešėjas kalba NEKONKREČIAI, be pavyzdžių ir pernelyg abstrakčiai arba apsimestinai gudriai. Štai pavyzdys: „biologinio pagrindo savaiminės reprodukcijos nedidelis skraidantis kūnas, tinkamas patikimam užprogramavimui grįžti į reikiamą vietą…“ Šitaip šveicarų kariškiai apibūdina… pašto karvelį. Bet gi galima tą patį pasakyti Mano konsultuojami klientai nuoširdžiai nustemba, kai pasiūlau kai kuriose prezentacijos vietose laikinai išjungti ekraną ir nieko nerodant papasakoti istoriją (t.y. bent trumpam nesinaudoti skaidre kaip sufleriu). Kas bent kartą tai išbandė, žino, kad poveikis stiprus.

 

Kodėl žmonėms baisu išeiti į sceną ir atsistoti prieš auditoriją? Nesmagiai jaučiasi visi: pradedant moksleiviais ir baigiant patyrusiais vadovais…

Taip, vadinamoji scenos baimė – daugeliui aktuali. Pvz., Elvis Presley yra prisipažinęs, kad jis niekada nenugalėjo scenos baimės – bijodavo per kiekvieną savo šou. Grupės „U2“ dainininkas Bono sako, kad jis koncertavo jau tūkstančius kartų, bet iki šiol prieš kiekvieną koncertą nervinasi nuo pat ryto. Rašytojas Markas Twainas yra gražiai pasakęs, kad yra dvi kalbėtojų rūšys: tie, kurie nervinasi ir tie, kurie meluoja, kad nesinervina.

Vienoje amerikiečių apklausoje buvo teiraujamasi, ko žmonės labiausiai bijo. 4-oje vietoje buvo nurodytos finansinės problemos, 3-ioje vietoje – vabzdžiai, 2-oje – aukščio baimė, o didžioji dauguma atsakė, kad jiems visų baisiausia būtų kalbėti priešais auditoriją. Scenos baimė yra nulemta genetiškai ir paveldėta iš priešistorinių laikų. Žmogaus smegenys kadaise buvo „išmokytos“, kad pavojingos gyvybei gali būti tos situacijos, kai:

1) esi vienas atviroje vietovėje, kur negali pasislėpti nuo pavojų;

2) tu neturi ginklo;

3) į tave spokso didelis būrys gyvų padarų, kurie nežinia ką galvoja.

Tokiomis aplinkybėmis prieš dešimtis tūkstančių metų buvo didelė tikimybė, kad būsi sudraskytas plėšrūnų. Mūsų protėviams išsivystė natūrali apsauginė reakcija. Ji automatiškai atkuriama kaskart, kai atsiduri scenoje (vienas atviroje vietovėje, be ginklo, priešais būrį gyvų nežinia ką galvojančių klausytojų). Ta numanomo pavojaus baimė glūdi seniausiose mūsų smegenų dalyse ir ją kontroliuoti yra labai sunku. Bet įmanoma.

 

Kolkas ne visai aišku, kuo jūs skiriatės nuo dizainerio, kuris galėtų sumaketuoti „PowerPointo“ skaidres?

Daugumos prezentacijų kūrėjai pradeda tuo, kad pirmiausia įsijungia kompiuterį ir iškart ima maketuoti „PowerPoint“ skaidres (arba susiranda dizainerį). Aš dirbu kitaip. Pirmiausia užsakovui padedu suformuluoti: koks yra prezentacijos tikslas, kokia pagrindinė mintis ir koks idealiu atveju turėtų būti prezentacijos rezultatas (t.y., ką po prezentacijos klausytojai turėtų daryti kitaip). Tada išklausęs būsimo pranešėjo mintis atrenku stipriausius argumentus, kurie pagrindžia pagrindinę mintį. Ten, kur klausytojams gali būti neaišku, performuluoju tekstą ir rūpinuosi, kad jis būtų kuo konkretesnis ir trumpesnis (analogiškai kaip ir geroje reklamoje). Tik po viso to pereiname prie skaidrių – ir nebūtinai jos kuriamos „PowerPoint“ programa. Dabar yra gerokai inovatyvesnių programų – su 3-D efektais ir pan. Tiesa, jas reikia pirkti ir dėl vienos prezentacjos neverta įsigyti, bet aš turiu nusipirkęs ir jau gerokai „pasitreniravęs“. Su visa derama pagarba dizaineriams (tarp jų turiu gerų draugų ir kolegų), drįstu teigti, kad dizaineriai yra per mažai gilinasi į tai, kokie ekrano vaizdai padeda pranešėjui, o kokie  prie rezultato neprisideda. Pasirūpinti, kad prezentacija suveiktų ir duotų rezultatą (t.y. pasiektų tikslą) – ne dizainerio sritis (dizaineris tik maketuoja tą tekstą, kurį kaip nediskutuotiną gauna iš pranešėjo, o aš 3-5 kartus sustiprinu turinį, scenarijų, argumentus ir būsimą įspūdį klausytojams, nes dirbu ir su tekstu). Įveikti scenos baimę – taip pat ne dizainerio reikalas. Tai mano darbas.

 

Įstrigo Jūsų knygoje „Prezentacija kitaip…“ paminėta statistika – kad Amerikoje 75 proc. visų vadovų net prieš svarbias prezentacijas pasirengimui skiria mažiau negu 2 valandas laiko, o trečdalis vadovų – mažiau negu 30 minučių. Kaip yra Lietuvoje – ar pranešimų autoriai irgi tokie pat nepareigingi?

Aš dažniausiai konsultuoju didelių ir labai didelių įmonių vadovus arba verslo savininkus. Tai užimti žmonės. Jiems sunkoka rasti laiko prezentacijų tobulinimui. Bet jie suranda. Tarkime, neseniai prisidėjau kuriant 20 minučių trukmės pranešimą konferencijai „Verslas 2017“. Kartu su pranešėju ties tekstu ir vaizdais dirbome 48 valandas (palyginimui: Steve Jobs tokios trukmės prezentacijai ruošdavosi vidutiniškai 20-30 valandų). Po konferencijos iš žiūrovų esu girdėjęs, kad būtent tas pranešimas buvo pats įsimintiniausias visame renginyje. Kitais atvejais dirbame ir trumpiau: tarkime, 6 valandas. Bet ir tiek laiko ne kiekvienas vadovas praleistų ties prezentacijos ruošimu, jei būtų vienas ir negautų „išorinės pagalbos“, kurią suteikiu aš kaip prezentacijų ekspertas.

 

Šiais Vikipedijos ir Google laikais susikurti prezentaciją gali kiekvienas. Kada ir kokie žmonės vis dar ieško jūsų paslaugų?

Koncentruotai atsakyčiau taip: aš superku pranešėjo baimę, o parduodu prezentacijos aiškumą ir įdomumą…

Visi jaučiasi saugiau, kai gali pasinaudoti profesionalo pagalba. Juk patys sau nesitaisome dantų, nors teoriškai galėtume ir patys.

Man tipinė situacija būna tokia: vadovui lieka kokios 5 dienos iki svarbios prezentacijos užsienyje. Vadovas, pareigūnas ar miesto meras neturi teisės pasirodyti prastai ir prisidaryti gėdos prieš investuotojus, prieš akcininkus, prieš partnerius… Tada skambina man, kad užsiimčiau krizės valdymu tiesiogine prasme. Jeigu imuosi sukurti prezentaciją (ne tik skaidres, bet ir scenarinį planą, struktūrą, tekstą), dažniausiai tokia prezentacija patenka į geriausiųjų trejetuką. Neretai tampa ir geriausia visame renginyje (pvz., konferencijoje). Žmonės tą išbando ir mane rekomenduoja kitiems. Žodžiu, aš reikalingas, kai norima išskirtinai svarbiam atvejui išskirtinai kokybiškos prezentacijos per palyginti trumpą laiką. Galima sakyti, kad dirbu tarsi pranešėjo advokatas ir padedu „apsiginti“ nuo publikos. Specialiai teiravausi žmonių, prie kurių prezentacijų sėkmės man teko prisidėti. Klausiau, kuo jiems buvo naudinga „pagalba iš šalies“. Prieš save turiu kelias citatas – ką pasakė ERGO draudimo bendrovių Baltijos šalyse, UAB „PricewaterhouseCoopers“ ir AB „Lietuvos energija“ vadovai: „Arturą apibūdinu kaip profesionalą. Tai prezentacijų mokytojas, gebantis aiškia kalba išsakyti vertingas įžvalgas ir patarimus“; „Naudinga kaip pagalbininką turėti prezentacijų guru, žinantį, kaip pasiruošti “; „Arturas – žmogus, kurio įžvalgos leidžia pamatyti dalykus kitu kampu.“

 

Kaip prezentacijos metu valdyti auditoriją? Kas veikia geriausiai?

Nereikia auditorijos valdyti. Reikia sudominti.

 

Kokie būtų jūsų trys patarimai norintiems parengti gerą prezentaciją?

1. Kuo trumpiau 2. Kuo aiškiau 3. Kuo įdomiau.

Ir, kaip sakė „U2“ vokalistas Bono, kai jį pakvietė daryti pranešimo prestižinėje TED konferencijoje, „niekas nedraudžia pranešėjui kreiptis pagalbos į prezentacijų ekspertus – kad padėtų pasiruošti profesionaliai“.

 

Andriaus Aleksandravičiaus nuotr.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *