9 iš 10 pranešėjų net į svarbią prezentaciją eina, tikėdamiesi kaip nors “praslysti” improvizuodami. Ir tik labai retas, ruošdamasis prezentacijai, pirmiausia užsirašo VISĄ tekstą – ką sakys per prezentaciją. Ar verta užsirašyti viską? Galimi du atsakymai: TAIP ir NE. Kuris teisingas?
Rašyti NEVERTA
Teksto, kurį sakysi prezentacijos metu, tikrai nereikėtų surašyti PowerPoint skaidrėse. Bet gyvename ne idealiame pasaulyje. Daugelis skaidrėse prisirašo kuo daugiau – kad turėtų “suflerį”. Ir garantotai patiria nesėkmę, nes prezentacijos žiūrovams pasidaro nuobodu nuo pirmųjų minučių. Vienas iš tokių rekordiškai blogų prezentacijų pavyzdžių – užfiksuotas nuotraukoje (vienoje skaidrėje – 363 žodžiai).
Rašyti prezentacijos tekstą VERTA
Bet tik ne skaidrėse. Aš kai padedu klientams pasiruošti svarbioms prezentacijoms (toks jau mano darbas – esu prezentacijų prodiuseris), rekomenduoju pradžiai neliesti jokio PowerPointo, o pirmiausia kad ir WORD programoje surašyti vien tik tekstą – ką sakysi prezentacijos metu. Kodėl?
Prezentacijos metu pranešėjui tenka iškart dirbti kokių 10 darbų:
- galvoti, KĄ toliau reiks sakyti,
- galvoti, KAIP reiks pasakyti (ir net kaip kirčiuoti žodžius),
- galvoti, kur reikia stovėti arba kaip sėdėti,
- galvoti, ar gerai skamba balsas,
- galvoti, ką daryti su rankomis,
- rūpintis, kad klausytojai suprastų pagrindinę prezentacijos mintį,
- žinoti, kuri sekanti skaidrė turi pasirodyti ekrane,
- stengtis „sutilpti į laiką”,
- nuspręsti, kada perjungti kitą skaidrę,
- ir dar tas akių kontaktas – žiūrėti arba į savo žiūrovus, arba į vaizdo kamerą (jei prezentacija yra nuotolinė).
Net keista, kad šitokio streso sąlygomis iš viso įmanoma pasakyti bent vieną sakinį. Jeigu smegenims krūvis per didelis, jos tiesiog “pakimba” tarsi kompiuteris. Ir pranešėjas staiga nebeprisimena – ką jis turi rodyti ir ką sakyti.
Kolkas nežinau saugesnio būdo, kaip surašyti visą sakomąjį prezentacijos tekstą ir daug kartų jį persiskaityti, o tada parepetuoti, sakant tekstą žodžiu. Jei prezentacija labai svarbi, jos įžangos ir pabaigos tekstą neprošal išmokti mintinai.
Mano klientai yra su išskirtinai sėkmingais pranešimais sublizgėję per konferencijas užsienyje – pvz., Austrijoje arba Vokietijoje. Tais sėkmės atvejais visi savo tekstą (ką sakyti per prezentaciją) mokėjo beveik atmintinai. Tekstas prieš tai buvo užrašytas žodis žodin, daug kartų pergalvotas ir tobulintas, išbandytas su “testiniais klausytojais”.
Ir pabaigai maža paslaptis – kai visas prezentacijos tekstas yra parašytas, atspausdintas ant popieriaus ir guli „po ranka”, pranešėjui daug ramiau prezentacijos metu. Net jei pamirš tekstą, blogiausiu atveju užmes akį į popierių. 9 atvejais iš 10 to popieriaus per prezentaciją ir neprireikia, bet psichologiškai jis suteikia daugiau saugumo jausmo.