Prezentacijos pranašumas – trukmė

Kartą susimąsčiau: ką patarčiau, jei savo gero draugo prezentacijai patobulinti turėčiau tik 1 minutę? Duočiau jam 3 patarimus. Vienas jų – šiame straipsnyje.

Per 10 pastarųjų metų nesu girdėjęs ką nors piktinantis, kad prezentacija (PowerPoint pristatymas, pateiktis) užtruko per trumpai. Priešingai. Dažniausiai prezentacija būna per ilga.

Kai klausytojai informaciją priima ausimis (ne akimis), pirmoji dėmesio krizė pasiekiama vidutiniškai 3-iąją pristatymo minutę. Tą akimirką auditorijos mintys nejučia atitrūksta nuo prezentacijos arba mažų mažiausiai dėmesys susilpnėja (neatsitiktinai Vakaruose komercinės radijo stotys tarp dainų kalba ne ilgiau kaip 2 min. 30 sek.). Blogiausia, kad standartinis pristatymas ar prezentacija trunka gerokai ilgiau – ir pusvalandį, ir valandą…

Pagal JAV verslo autoriteto Guy‘aus Kawasakio taisyklę „10-20-30″ gera prezentacija turėtų trukti ne ilgiau kaip 20 min. Vertingas patarimas prezentacijų (pateikčių) rengėjams. Tačiau didėjant gyvenimo tempui ir informacijos perkrovai, šis trukmės limitas jau per švelnus. Ypač tais atvejais, kai prezentacija skirta aukščiausio lygio vadovams (jų laikas – brangiausias resursas). Arba konkursinėje situacijoje – kai vienas po kito publikai pristatymus rengia keletas konkurentų.

Pranašumo formulė: patrigubinkite

Taigi, patarimas norintiems sublizgėti tarp konkurentų: jūsų prezentacija (pristatymas) turi būti trigubai trumpesnė negu kitų, ir į ją reikia investuoti trigubai daugiau laiko (idealiu atveju – dešimteriopai daugiau, nes į 1 val. sėkmingos prezentacijos paprastai investuojama 10-90 val. pasiruošimo).

Šiame patarime slypi triguba nauda: trumpesnė prezentacija mažiau vargins klausytojus. Ją lengviau įsimins. Trečioji nauda – dar didesnė: siekdami sutrumpinti prezentaciją, patys norom nenorom turėsite atlikti du nelengvus, bet visada atsiperkančius žygdarbius:

  1. sugrupuoti informaciją į pirmaeilę ir antraeilę (pastarosios geriausia iš viso atsisakyti);
  2. susisteminti pirmaeilę informaciją pagal aiškią logiką – kad viską būtų galima išdėstyti ne daugiau negu 3-5 esminiais punktais.

Gerai susisteminta informacija publikai siunčia pranešimą „tarp eilučių“ – prezentacijos autorius yra disciplinuotas, kompetentingas ir gerai pasirengęs.

Drąsiausiems – „5 min. principas“

O dabar tas pat patarimas – kitaip. Tiems, kas turi daugiau patirties su prezentacijomis (pateiktimis, pristatymais). Arba tiems, kam reikia maksimalaus efekto. Sutalpinkite esmę į 5 minutes, o visa kita serviruokite „pagal apetitą“. Numanau pirmąją jūsų reakciją: juk netilps kokių 80-90 proc. informacijos? Ką su ja daryti?

Išnaudoti! Tik ne informacinėje prezentacijos dalyje, o po pirmųjų 5 minučių pasiteiraujant publikos – kokių bus klausimų. Jei klausimų neatsiranda, galima pačiam kelti retorinius klausimus. Nes į šalį atidėję 80-90 proc. informacijos, turėsite gerą įdirbį ir didelį atsargų bagažą.

Su šia tema susijęs straipsnis:

Prezentacijų klaidos: TOP-5 (ketvirta klaida)

Prezentacijų konsultantas Arturas Laskauskas Kontaktai

© Arturas Laskauskas. Visos teisės saugomos.

Cituoti ir kitur skelbti galima tik nurodant autorių ir šaltinį: PREZENTAVIMAS.LT

© Maren Be-ler / Pixelio nuotrauka